英語でビジネスメールを送る時の件名は？書き出しや結びの言葉も！

グローバル化が活発な現代では、多くの企業が海外進出を果たし、さらなる成長を目指しています。
また求職者からも海外取引が盛んな企業は非常に人気が高く、多くの人が海外と携わる仕事をしたいと考えています。

その際に忘れてならないのが、ビジネス英語の力でしょう。
企業によってはTOEICの点数や様々な英語の資格を求めている場合も多く、事前に英語力を鍛えておかなければなりません。

そこで本記事では、海外で通用するビジネスマンに必要な英語でのメールの書き方を、書き出しや件名、結びの言葉などのビジネスマナーと一緒に徹底解説していきます。

今後さらなるステップアップを目指し、レベルの高いビジネスマンを目指そうと思っている読者は、ぜひ書き方などについて本記事を参考にしてください。

まず英語でのメールに限ったことではないですが、相手にメールを送るときはひと目で要件が解る書き方を意識する必要があります。
特に英語と日本語では文法が違うため書き方には注意が必要です。
基本的に、英語は文法上結果や結論から文章を書きだす傾向にあります。
そのため、普段日本語でメールを送る時のように、長い挨拶や複雑な修飾語を使うことを避け、真っ先に要件を伝えるようにしましょう。

特に書き出しの段階で、ひと目で要件が伝わる用意識することで、海外との取引はスムーズに行えます。
そのため、一度日本式のメールの書き方や書き出しを忘れ、海外の人が読みやすいようなメールの書き方を意識するようにしましょう。

これも英語でのメールにおけるビジネスマナーの鉄板ですが、全て大文字で書くのはNGです。
中学の頃に習ったよう、文章の始めや、協調したい部分には大文字を使いますが、その他の文中は基本的に小文字で書く必要があります。

特に英語力に自信のない人に見られがちですが、とりあえず単語を大文字で並べれば意図は伝わるという考え方は、間違ってはいないですが、ビジネスの場にはそぐいません。
もっと簡単に言うと、日本語のメールが全てカタカナで書かれていたら、どのような印象をもつでしょうか。
おそらく、内容はわかるが非常に読みにくいでしょう。
すべてを大文字で書いてメールを送ることは、上記の内容に近しいと言えます。

そのため、正しい書き方や書き出しに沿って、ビジネスシーンにふさわしいメールを作るように心がけてください。

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普段日本語でメールを作っている人にとって、急に英語でのメール作成はなかなかレベルが高いことでしょう。
しかしその際でも、自身のメールがスパムだと間違えられないような書き方は必要になってきます。

当然スパムメールも相手に開封させたいため、抽象的ながらもリアリティのある、your purchase ordersやorders cancellationなど、一見必要そうな件名でメールを送ります。

そのため、上記のようなメールに惑わされないよう、件名に自分の名前を入れることや、your pruchase（実際に取引しているサービス名）ordersなど、具体的な内容を件名に書くことをおすすめします。

挨拶に関しても、やや日本式の書き方と異なりますが、結論から言うと、英語でのメールの場合、挨拶は件名に書かない方がビジネス的にはベターです。

日本の文化として、礼儀や作法を重んじる文化があり、それは非常に素晴らしいことです。
一方で、海外では簡潔に内容を伝え、ビジネスをスピーディーに進める方が好まれています。そのため、実際に英語でメールを送る際は、件名にはひと目でわかる要件を書き、文中や結びの言葉などに、挨拶を入れ相手への敬意を表すと良いでしょう。

まず最初に、問い合わせや確認をしたい時の件名の書き方を解説していきます。
英語で確認をするときは、Confirmation of~という熟語を使います。
そのため基本的にはConfirmation ofの後ろに確認したい事項を入れます。

また問い合わせをする際、英語ではInqury about~という熟語を使うため、上記と同じく、Inqury aboutに合わせ、問い合わせたい内容を入れていくと良いでしょう。

この際件名に書くのであれば、冒頭の一文字目は大文字で書く必要があるので注意してください。

では次に、取引先に実際に注文や何かを依頼すると際の表現を解説していきます。

まず注文をする際に使うフレーズは、Order for~となります。
これも英語のメールでは一般的な書き出しの言葉となるため、件名に入れる際、~の部分には具体的な注文内容を入れるようにしましょう。

また依頼するときやお願いするときは、Request for~で書き始めます。
これもOrder for~と使い方は同じです。

ここで一つ、知識として覚えておくと便利なのが、英語におけるforの使い方です。
forは誰か相手に対して向かっていく、というイメージがあります。
そのため、注文や依頼が相手に向かうというイメージを持っておくと、すぐに件名を書く際に思い出せるでしょう。

次に解説をしていくのが、お知らせや招待によく使われる言葉です。
これも良くビジネスシーンでは頻出するため、ぜひ覚えておきたいフレーズです。

招待する際は、Invitation to~を使います。日本語でも招待状のことをインビテーションと言いますが、これはまさに英語のInvitationから由来しています。

また、お知らせをする際に使われる言葉は、Notification of~のフレーズが一般的です。
ここでも一つ覚えておくと便利な知識として、ofの使い方があげられます。
ofは本来~についての、という意味があります。
そのため、何かについてお知らせをするため、英語でお知らせをする際はNotification of~という書き出しになります。

では最後に、相手に対して、お礼やお詫びをする際の言葉について解説をしていきます。
日本では結びの言葉などにお礼の言葉を入れることが多いですが、英語のメールでは結びではなく、比較的序盤にお礼の言葉を入れる傾向にあります。

具体的にお礼をする際は、Thank you for~と書き出します。
普段良く使うサンキューはまさしくthank you と同義語です。
それに加え、先ほど解説したようにforを付け加え、何に感謝をしているか、具体的に指示しています。

また、お詫びの際はApology for~となります。
Apologyがお詫びや謝りという意味なので、これも同じくforを組み合わせることで、謝っている対象を指示していることになります。

まずは、問い合わせや確認をする際の書き出しについて解説をしていきます。
以下の例文は、相手のサービスや商品について問い合わせをする際の例文です。

• I am contacting you to require about ~（問い合わせ内容）
• I need to get information of~（確認内容）

では次に、相手に何かを知らせる際や具体的に何かに招待をするときの書き出しについて解説をしていきます。

• We are pleased to annouce that~（良いお知らせ内容）
• We regret to inform you that（悪いお知らせ内容）
• We would like to invite you to~（招待したい行事）

最後に解説するのが、お礼とお詫びの書き出しです。
海外では日本以上に相手に感謝を示すことが多い文化のため、メールの結びにはもちろん、書き出しでもお礼の意志を見せる必要があります。

• I am glad to~（感謝内容）
• Thank you for~（感謝内容）
• I feel soory for~（お詫び内容）

まず、英語のビジネスシーンで非常に多く使われ、汎用性が高いのが、sincerelyです。
意味合いとしては日本語で言う、敬具と同じ意味のため、基本的にどのメールにも活用することができます。
使い方としてはメールの最後に、結びの言葉として以下のようなパターンで使われることが一般的です。

• Sincerely 
• Yours sincerely
• Sincerely yours

• Regards
• Kind regards
• Best regards
• Warmest regards
• With warm regards

• Best
• All the best 
• Best wishes
• Wishing you the best

では次に、まだあまり面識がない人へはどのような結びをすれば良いのでしょうか。
前述で紹介した、SincerelyやSincerly yoursなどは、面識がない人に対しても、失礼なく使えるため非常に使いやすい結び言葉です。

この他に英語のメールで使われる結びとしてあげられるのが、Respectfully yoursです。
意味合いとしては、こちらも敬意を表す単語であるrespect（リスペクト）から派生しているため、多くの場面で汎用できます。
このほかにもYours faithfullyなども多く使われるため、基本的にはRespectfully、Sincerely、Faithfullyのどれかを使うことで、面識のない人へも失礼なくメールを終わらせることができます。

次に、特に重要とされている感謝を示す結びについて解説をしていきます。
感謝に関しては、基本的にはthank youを使用することがメインですが、この他にもいくつかの表現やフレーズを覚えておくことで、相手にとって一目置かれる存在となれるでしょう。
具体的なパターンは以下のものとなります。

• Many thanks 
• Thank you for~
• Thanks 
• Thanks very much
• Thanks a lot
• Thanks a bunch

最後に紹介するのは、感謝と同じくらい重要視されている謝罪の結び言葉です。
これは国籍やビジネスなどシーンを問わず、自分に非がある場合は適切に謝罪をすることが求められます。
そのためビジネスシーンであればなおさら重要となるので、以下の結び言葉はしっかりと把握しておくことをおすすめいたします。

• I am for the inconvenience
• We apologize for any inconvenience 
• I am sorry for~

まず最初に、メールに限らず何事においても定型パターンを抑えておくことは非常に強みになります。
そこで、ビジネスシーンで広く使われる定型パターンを紹介しますので、覚えておくことをおすすめします。

本文：
Dear Mr.~（相手の名前）

I am~（自分の名前、および自己紹介）

①I am riting to inform you~（書き出し、及び伝えたい内容）
②If you let me get the ansewr,I will be glad（返事をお願いする）
③Sincerely（結びの言葉）

上記のように、簡単なメールであれば①~③を順序だてて簡潔に記載すれば、相手への要求は伝わります。
英語でのメールに慣れてくれば、その他様々な内容を追加しても良いですが、慣れないうちは、簡潔なフォーマットを利用すると良いでしょう。

他にコツとしてあげられるのが、フォーマルな英語表現を使用することです。
例えば挨拶をHiとしたり、I would like to をI'd like toなどと書くと、日本語で言うところの、やっほう、であったり、～したいよねえ、と言ったようなような軽い表現となってしまい、ビジネスシーンでは不適切な場合があります。

そのため各単語でフォーマルに言い換えることができるのであれば、なるべくフォーマルな単語を選び、相手に取って不快感のないメールを作成するようにしましょう。

最後に伝えるのが、自分の要件を書く際に、定番となるキーワードを使うことです。
英語に慣れないうちは、この単語を英語で言うとどうなるのだろう、と迷うこともあるでしょう。

そのようなときはビジネスシーンで多くの人が使用する、定番のキーワードを使うことで、相手も理解しやすく、話が簡潔にまとまります。
そのため、ビジネスシーンで頻出する単語を上記にまとめましたので、実際にメールする際などに役立ててください。

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ここまで解説したように、英語でメールを送る際も様々なビジネスマナーが存在します。
各企業が活発的に海外進出をしている現代では、キャリアアップの際に英語力が問われることも非常いに多いでしょう。
またワンランク上のビジネスマンを目指したいのであれば、この壁は避けては通れない壁とも言えます。

さらに普段日本語ばかりを使用している人であれば、なおさら英語への抵抗が強く、メール一つ作るとなっても、なかなか大変に感じることでしょう。
言葉の壁ももちろんですが、文化の差や考え方の違いなどから、日本で通用するビジネスマナーが、英語圏では非常識になることもじゅうぶんあり得ます。
そのため、英語でのマナーを知らないと、ついマナーの悪いメールを送ってしまうこともあるでしょう。

しかし英語圏でもメールは大事なビジネスツールの一つであるため、メールの質で自身の仕事結果が左右されることも珍しくありません。

そのため読者の中で、現在英語圏で取引がある人や、将来的にグローバル人材を目指す人は、ぜひこの記事を参考に英語でのメールについての知識を深めてください。

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