ビジネスマナーの基本！手紙の出し方と注意点を紹介

現代のビジネスでは、メールでのやり取りが一般的なのに加え、契約書類の電子化も進んでいます。しかし、就職活動において「応募企業」や「担当者」などに手紙を出すことも少なくありません。その際、郵送する封筒1つとっても企業からマナーは見られています。

間違った封筒の書き方で出してしまうと、その後の結果にも影響しかねません。例えば、就職活動やビジネスの場では宛名は基本的に「縦書き」が一般的なマナーとされています。

また、封筒の出し方においても「普通郵便」なのか「簡易書留」なのかで、企業側の印象にも影響します。なお、特別な指定がない場合や急ぎではない限り「普通郵便」で問題ありません。

いざ手紙を郵送する際に「封筒の書き方」「書類の入れ方」「封筒の出し方」などが、わからず困ってしまう方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、好印象に繋がるビジネス封筒の書き方をお伝えします。

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就職活動では、宛名は基本的に「縦書き」にするのが一般的です。なお、ビジネスの場でも同様です。履歴書・職務経歴書が横書きでも、宛名は縦書きにしましょう。ここでは、封筒の書き方を表面と裏面に分けてそれぞれ解説します。ぜひ、参考にしてみてください。
 

• 切手の貼る位置は「封筒の」左上に貼ります
• 郵便番号は算用数字で書きます（枠に収まるように）
• 住所・会社名・部署名などが長い場合は、最初に相手の氏名を中央に書くとバランスよく書けるでしょう。
• 丁寧な手紙を書く場合は基本的に（株）のように略さず、必ず正式名称で書きます。この場合であれば「株式会社〇〇」と書きましょう。
• 相手の役職がある場合は氏名の上に書きます。ただし、役職が長い場合は会社名の横に記載しても問題ありません。
• 敬称語は「様」と書きます。

• 裏面に郵便番号を記入する「枠」がある場合は、郵便番号を算用数字で書きます。ない場合は横書きで書きましょう。
• 住所を書く際も省略せずに書きます。
• 封を閉じる際は「のり付け」にするのが無難です。セロハンテープやホッチキスは、はがしやすい利点がある一方で、他者による開封リスクが高くなるため、のりを使って封を閉じるのがおすすめです。なお、のり付けした場合は、封締めの印として「〆」を書きます。「〆」は「開封されていない」という意味があります。間違っても「✕」とならないように注意しましょう。

手紙の出し方の注意点として、どのようなポイントがあるのか確認していきましょう。ここでは、以下の4つをお伝えします。

【定形郵便物】

【定形外郵便物】

封筒を正しく書いたら終わりではなく、そのほかにもマナーは存在します。中でも見落としがちなのが「郵送料金」です。正しい金額の切手が貼られていなければ、最悪の場合、先方（企業）に負担をかけてしまいかねません。

郵送したい「大きさ・重さ」で料金が変わるため、事前にキッチンスケールなどで計測しておくと安心です。不安であれば、直接「郵便局」に持って行っても良いでしょう。なお、履歴書の送付は「定形外封筒」を利用することがほとんどです。

封筒を縦に利用する場合は「封筒の左上」に貼りましょう。横長の封筒の場合であれば「封筒の右上」に貼ります。

封筒に切手を貼る範囲は決まっており「左上部から縦7cm、横3.5cmの間」となっています。郵便局では機械で「消印」を押しているためです。もし、機械で処理ができなかった場合は郵便局員の手でスタンプを押す形となります。

送付先の住所や氏名を間違えてしまうと大変失礼にあたるほか「宛先不完全」として返送されてしまいます。就職活動では、スピード感も重要となるため返送を理由に書類が返ってきてしまうと、それだけ遅れをとってしまいます。

また「読みやすい字」で「住所は番地まで記入（省略しない）」しましょう。誤字脱字なく丁寧に書き込むことは相手への誠意となります。もし、間違ったり丁寧に書けなかったりした場合は、新しい封筒で書き直しましょう。

前述しましたが、封を閉じる際はセロハンテープやホッチキスを使用せず「しっかり、のり付け」をしましょう。郵送物はポストに投函してから宛先に届くまでに、人の手や機械で仕分けをしたり、他の郵便物とまとめられたりと様々な負荷がかかることは避けられません。そのため、封の閉じ方があまいと中身が出てしまう可能性が高くなります。

ここまで、封筒の書き方や手紙を出す際の注意点をお伝えしました。では、正しい手紙の出し方について確認していきましょう。なお、特別な指定や急ぎでない限りは「普通郵便」が無難です。その理由についてもご紹介します。ここでは、以下の5つをとり挙げました。

履歴書封筒は企業側からの特別な指定がない限り「普通郵便が一般的」です。履歴書封筒は「角形2号か、角形A4号」が無難とされており、おおよそ140円程度の切手代がかかるでしょう。

なお、普通郵便は同一都道府県であれば翌日、他都道府県であっても翌日から翌々日には届きます。配達日数に余裕をもって早めに送付するように心がけてください。

速達は「履歴書の締め切りが近い場合」や「とにかく急いで送付」したい場合にスピーディーに郵送物を届けられるメリットがあります。

普通郵便は天候などで届くまでの日数に変動があるものの、1〜2日程度で宛先に届くと言われているため、緊急性がない場合は普通郵便で問題ありません。

しかし、履歴書の提出締切日数が近く、普通郵便では間に合わない場合は「速達」を利用しましょう。なぜなら、締切日までに書類が届かなければ、選考対象から外れてしまうからです。なお、速達の場合は「普通郵便＋速達料金」がかかります。おおよそ400円前後で送れるでしょう。

「履歴書がいつ届いたか知りたい」「宛先にちゃんと届いたか不安」など、配達状況を知りたい場合は「定記録郵便」を利用しましょう。定記録郵便を利用することで、Web上で配達状況の確認ができます。定記録郵便の場合は「普通郵便＋特定記録料金（160円）」がかかります。なお、ポスト投函はできませんので、郵便局の窓口から送る必要があります。

レターパックは受取人の受領印が必要となるため、履歴書の送付は避けた方が無難でしょう。さらに、プラスの料金として370円〜520円程度の料金もかかります。

一方、レターパックは「追跡が可能」「履歴書が折れ曲がる心配がない」などのメリットがあります。しかし、受領印を押す手間がかかってしまうため、特別な指定がない限りレターパックはおすすめできません。

簡易書留は、確実に配達記録を残せるといったメリットがある一方で、受取人の受領が必要となるため、企業側に手間をかけさせてしまいます。「受領印を押す」ということは本来不要な作業でもあるのです。忙しい時などに送ってしまうと迷惑に思われる可能性も十分にあります。

企業側からの指定がない限り簡易書留で送るのは避けましょう。そのため、応募先に迷惑をかけないという意味でも「普通郵便」で送付するのが最適です。

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手紙の出し方はビジネスマナーの基本となるため、しっかりと身につけることが大切です。間違った方法で、手紙を送付してしまうと迷惑となる場合があるほか、悪い印象を与えかねません。

郵送物1つとっても企業側に「見られている」という意識をもつことも重要です。慌てることがないように余裕をもった行動をこころがけましょう。

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