体調不良で会社を休む時のメールの書き方は？例文や注意点をチェック！

経済や市場の変動が著しい現代ですが、いつの時代でもビジネスマナーの重要性は変わらないものです。
特に仕事のできるビジネスマンほど、細かなマナーや礼儀作法をきっちりと身につけ、常に一流の振る舞いをしています。
また人手不足が問題視されている現代では、なおさら会社での人間関係なども大事になってくるでしょう。
そのため、上司や同僚と接する際には様々な注意点が存在します。

そこで本記事では、様々なビジネスマナーの注意点の中で、会社を休む際のメールの書き方を例文などを交えて、徹底的に解説をしていきます。
読者の中でこれから一流のビジネスマンを目指す人がいれば、参考にしてください。

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大前提として、会社を休むことを上司に報告する場合、メールではなく電話で連絡をするのがベターです。
会社によってはLINEやメール、社内のメッセージシステムで良い場合もありますが、それらと並行してまず電話で上司に連絡を入れる必要があります。

体調不良で休む際、電話での連絡が好ましい理由は大きく分けて2つあります。

1つ目が急を要する場合があるからです。
メールなどで休むことを伝えた場合、すぐに上司がそのメールを確認する保証はありますか？
上司も立場上多くの仕事を抱えているため、始業時間ギリギリなどにメールを入れた場合、確認が間に合わない場合も予想できます。
またそうなると、その日の取引先との予定や会議などスケジュール全てに影響が生じます。
そのため、即効性が高い電話でまず連絡を入れ、その後メールなどを併用するのが良いでしょう。

2つ目の理由が明確な引継ぎが行えるからです。
メールで一方的にに内容を伝えたとしても、それが全て正しいとは限りません。
メールを受けた上司からすると、場合によっては他にも引き継ぐ内容や、最低限の今日の仕事内容などを確認し、あなたが休んだ分をカバーする必要があります。
そのため、それらの内容をメールで済ませようとしてすれ違いが起こり、結果何回もメールのラリーを行うことは、非効率的と言えるでしょう。
しかし、電話で連絡を入れた場合、その場で必要事項をお互いに交換できるため、効率よく引継ぎができ、その日は安心して休むことができます。

このように電話一本入れる際も、メンバーに迷惑がかからないよう注意点が存在することを把握しておく必要があります。

よほどのことがない限り、このケースはそう多くありませんが、声を出すことができないほどの体調不良であれば、休みの連絡をメールで伝えることも許されます。

ただしその際もメールの書き方には気を付けてください。
まず最初に、出勤が難しいと思った時点で、すぐにメールを入れましょう。
始業ギリギリのタイミングでメールを入れても遅く、上司の方でスケジュールの調整も難しくなります。
そして、声も出せないほどの体調不良のためメールで伝えたことを明記してください。
この一文がないと、休む連絡を電話でできない、ビジネスマナーに欠ける社員だと誤解されてしまいます。
そして最後に、今後の通院予定も合わせて報告する方が良いでしょう。
いつ病院に行くのか、またその後の診断結果がどうだったか、どれくらいで回復するのかを事前に伝えることで、会社のメンバーへかけてしまう負担も少なくなります。

前日に会社を休んでおり回復まで日数を要することを事前に伝えている場合、二日目以降はメールで連絡してもさほど問題はありません。

上司も事前に日数を要することを聞いているのであれば、あなたが休む前提でスケジュールを組み立てています。
よほど緊急な要件がない限り、単に今日も休むと伝えるだけであれば、二日目以降はメールでも構いません。

ただ大事な引継ぎや、重要事項など緊急性の高い事情がある場合、なるべく電話で上司やメンバーに伝えた方が良いでしょう。

まず、件名に関しての注意点ですが、上司へメールを送る際には件名をひと目見ただけで、内容が伝わるよう心がけましょう。

具体的な書き方としては、勤怠連絡、欠席連絡、体調不良の報告のよう、端的に伝えたいことを件名に入れると良いでしょう。
上司も仕事上チーム連絡や取引先など、日々多くの連絡をメールで行っています。
そのため、あなたが送ったメールがしっかりと確認されず、メールボックスの中に埋もれてしまうことも十分にあり得ます。

予定にない休みが必要になり、急な連絡をしてしまう際は、このように受け取り側へなるべく迷惑をかけないよう、ひと目でわかる件名を心がけることが重要です。

次にメールの書き方で解説をしたいのが、メールの内容です。
急な体調不良で会社を休むこととなり、とりあえず伝えなきゃいけない情報を詰め込んだメールでは、上司やメンバーにも迷惑がかかります。
そのため正しい書き方で、正しい情報を簡潔に伝えるよう意識しましょう。
メールの書き方として、以下の情報を端的にメールに書くよう意識をしてください。

最低でも、メールをで休むことを伝える際これらの情報を伝えなければ、上司もあなたのフォローが難しくなってしまいます。
そのため、当日急遽会社を休むことになっても、その日一日はメールを見ればフォローできるような書き方を意識するようにしましょう。

まずは以下の例文を確認してください。

件名：【体調不良による欠勤連絡】○○課□□（自分の名前）
本文
おはようございます。○○課□□（自分の名前）です。
大変申し訳ないのですが、昨晩から体調が悪く、今朝方さらに悪化したため、本日は出社するのが難しい状況です。
この後病院へ行かせていただきたく、本日は欠勤させて頂いてよろしいでしょうか？
診断結果が出次第詳細を改めてお送りします。

なお、本日の私の予定は○○時に株式会社□□と打ち合わせがあり、その件は△△さんに引き継いでおります。
また診察時以外は連絡ができる状態にしておきますので、もしも急ぎのご連絡がある場合、電話やメールでご連絡頂ければと思います。

皆様にはご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

○○課
□□（自分の名前）

上記が上司への連絡をする際の例文の一つです。
この例文の注意点は、自分の症状と今後の行動を伝えることと、その日の予定を事前に共有することです。
あなたが抜けた穴は課のメンバーでカバーするため、直上司へ詳細を伝えておくよう心がけましょう。

次は同僚向けの例文を解説していきます。

件名：【〇〇の件で引継ぎのお願い】体調不良で欠勤のため　□□課△△（自分の名前）
本文
▽▽さん

おはようございます。△△（自分の名前）です。

大変申し訳ありませんが、表題通り本日体調不良のため■■課長に連絡を入れ、急遽休みをいただくことになりました。

お忙しいところ恐縮ですが、○○の件を▽▽さんにお願いできますでしょうか。
（依頼内容の詳細を記載）

▽▽さんがお忙しいところ負担をかけて申し訳ないのですが、何卒お願いいたします。
また連絡は随時つくようにしておりますので、緊急の連絡がございましたら、ご連絡頂ければと思います。

ご迷惑をおかけし、本当に申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

同僚への例文の注意点は、引継ぎ内容をしっかりと伝えることです。
あなたが休むことで、本来すべき仕事を変わってもらうのですから、メールをひと目見ただけで内容が把握できるよう、詳細を簡潔にまとめておく必要があります。

またもう一つの注意点として、例文の序盤にも書いてありますが、上司から欠勤許可を得ていることも事前に共有しておきましょう。
そうすることで、上司とも随時連携を図り、スムーズな対応が可能になります。

最後に取引先へメールをする際の例文を解説していきます。
急な体調不良は人間だれしもあるため、仕方のないことですが、そうなった時の対応力でビジネスマンとしての力が試されます。
また取引先は社外の相手となるため、より一層多くの注意点があります。
 

件名：体調不良による欠勤のお詫び　株式会社〇〇　□□課　▽▽（自分の名前）
本文
株式会社○○　■■部　△△課　●●様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇　□□課　▽▽（自分の名前）でございます。
本文
表題の件でご連絡いたしました。
本日▲▲時に打ち合わせをさせていただく予定でしたが、急な体調不良のため、本日欠勤させていただくこととなりました。
ご迷惑をかけ誠に申し訳ございません。

つきましては、本日予定した打ち合わせに、弊社◆◆が代理で訪問させていただきます。
◆◆にはこれまでの打ち合わせ内容を共有しておりますので、従来通り打ち合わせを進めることができるかと思います。

このような大事な日に、急遽欠勤してしまい、大変ご迷惑をかけ申し訳ありませんが、今後も引き続きよろしくお願いいたします。

この例文の注意点は、まず先方にしっかりと謝罪を行うことです。
取引先の企業には、事前に打ち合わせの時間を作ってもらっています。
その中で、体調不良とは言え自分都合で欠席しなければならなく、急遽代理人を立てることは、場合によって先方にも迷惑がかかります。
そのため、まず第一声で謝罪をしっかり行うことを心がけましょう。

続いての注意点は、しっかりと代理人を用意し、業務に支障が出ないことを伝えて、要らぬ不安を与えないようにすることです。
今までの打ち合わせ内容をしっかりと引継ぎをし、従来通り打ち合わせがスムーズに行えることを伝えることで、先方もひとまずは安心してくれます。

また診察後、余裕があるのであれば、一本電話を入れることで今後の関係も良好に保つことができると言えるでしょう。

まずは以下の、遅刻することを伝える例文に目を通してみてください。

件名：【勤怠連絡】体調不良による遅刻　〇〇課　□□（自分の名前）
本文
おはようございます。〇〇課　□□（自分の名前）です。
急で申し訳ないのですが、昨晩あたりから頭痛と微熱の症状があり、現在もなお回復の傾向が見えません。
そのため一度、病院へ診察を受けに行き、その後出社させていただければと思います。

出社予定時間は▲▲時を予定しております。
本日のアポイントは全て15時以降のため、出社後私の方で回ろうと思います。

急なタイミングで誠に申し訳ないのですが、何卒よろしくお願いいたします。

遅刻の連絡をメールでする場合の注意点も、欠勤連絡の時と大きく違いはありません。

症状がいつから出たのか、現在どのような状態か、今日の業務へ影響があるかなどをメールで伝えられれば、上司も特に心配することはないでしょう。

しかし、体調不良が原因であれ、遅刻は遅刻です。
そのため、朝起きた段階で今日は通常通りの時間に間に合わないと思ったら、すぐに上司に連絡するようにしましょう。
始業ギリギリで連絡すると、印象が悪く映ったり、スケジュール管理が甘いと思われ、社内メンバーからの信頼にも、影響することも少なくありません。

早退の場合、基本的に上司にメールをする必要はないです。
一度出社し、顔を合わせたうえで早退するわけですから、当然上司も把握しており、許可を出している状態です。
そのためまずは口頭で上司に状況を伝える、もしくは上司がいなければ別の同役職の人に伝え、なおかつ同僚へ直上司に伝えるように頼むのが良いでしょう。

ただ一つ上のランクのビジネスマンを目指すのであれば、早退後の経過や状況を以下のような例文を元に、上司にメールで報告することをおすすめします。

件名：【診断の結果】○○課　□□（自分の名前）
本文
お疲れ様です。○○課　□□（自分の名前）
本日は急な体調不良で早退いたしまして、誠に申し訳ありませんでした。
早退後すぐに診察へ行き薬を処方してもらいました。
（その後の体調、現在の具合について記載）

また●●日ほどで回復するかと思いますので、◇◇日までには出社できるかと思います。
それまでの期間、▲▲の件については◆◆に依頼をしているため、滞りなく進められれます。

常に連絡は確認できる状況にありますので、緊急の場合ご連絡を頂けたらと思います。

本日は大変ご迷惑をかけ、申し訳ありませんでした。

基本的に上司は早退した社員のことを心配しています。
そのため自分から診察の結果がどうだったか、現状は大丈夫なのか、次回の出社はいつ頃になるか、事前に上司に報告しておくと良いでしょう。

そうすることで、上司もスケジュールが組みやすくなりますし、あなたに対しても、しっかりと報告ができる社員だと感じ、信頼関係に支障が出ない結果になります。

また不在期間中、プロジェクトなどがある場合全て上司に任せるのではなく、一度自分で同僚や先輩社員などにお願いできるか確認した方が良いです。
自分で空けた穴のため、一度自分で引き継いでくれるメンバーを探し報告してください。
それでもしも、上司の判断と相違があった場合、大体の場合上司の方で再度調整をしてくれます。
引継ぎを自分で全く行わず、上司に丸投げと言った甘えたことはくれぐれも無いようにしましょう。

まず最初に解説するのは、上司から欠勤のメールを受け取った場合の例文です。

件名：Re【〇〇の件で引継ぎのお願い】体調不良で欠勤のため　□□課△△（自分の名前）
本文
本日欠勤の件、かしこまりました。
お大事になさってください。

またメールにて引継ぎの連絡を頂いた▽▽の件は、私の方で対応いたします。
▽▽の件で不明点があればご連絡いたしますので、もしご連絡の確認が可能ならお願いいたします。

それではどうぞよろしくお願いいたします。

上司から欠勤のメールが入った場合、上記の例文を参考にしてください。

まずは相手の体への気遣いを忘れずに、そして引き継いだ案件をしかり遂行する趣旨を伝えましょう。
また業務中、どうしても本人へ確認したいことが出てきそうな場合、事前に質問するかもしれないことを伝えておいた方が、お互いに業務をスムーズに行えます。

では次は逆に、部下から欠勤のメールを受け取った場合です。

件名：Re【体調不良による欠勤連絡】○○課□□（自分の名前）
本文
おはようございます。◆◆（上司の名前）
本日欠勤の件了解しました。
お大事にしてください。
よろしくお願いいたします。

基本的に部下への返信は、特別何もなければ欠勤に関して把握した旨を伝えましょう。
ただこの際に気を付けてほしいのが、部下がメールで許可の確認をしているので、なるべく早く答えてあげた方が良いです。

またもしも、何か引継ぎ事項や業務確認があるのであれば、返信メールに含ませることで、一度のやり取りで効率よくスムーズに仕事内容の共有ができます。

最後に取引相手から欠勤の連絡があった場合の解説を行います。

件名：Re体調不良による欠勤のお詫び　株式会社〇〇　□□課　▽▽（自分の名前）
本文株式会社○○　■■部　△△課　●●様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇　□□課　▽▽（自分の名前）でございます。

本日の打ち合わせの日程変更の件、承知いたしました。
まずは体調回復につとめ、ゆっくり休養を取ってください。

打ち合わせの振替日ですが、下記の日程でご都合のよろしい日時はありますか？

・●月■日　□□：□□～▽▽：▽▽
・●月■日　□□：□□～▽▽：▽▽
・●月■日　□□：□□～▽▽：▽▽

▽▽様の体調が回復してからで構いませんので、ご確認いただけますと幸いです。
寒い（暑い）時期が続きますので、体調に気を付けご自愛くださいませ。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

取引先へのメールに関しては、上記のようにまずは日程変更を承ったことを伝える必要があります。

そして可能であればこちらから、振替日の提案を行い再度調整するようにしましょう。
しかしその際に、相手が急かされていると感じないよう、ゆっくりで構わない旨を伝えると、よりスマートな対応と言えます。

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今回本記事では、欠勤時のメールの書き方をメインに解説していきましたが、ビジネスマンとしてはまず、電話で連絡することが当たり前です。
電話の最大のメリットは、即効性の高さと効率の良さです。
すぐにその場で報告ができ、引継ぎもできるためお互いがスムーズに仕事を勧められます。

ただ、どうしても場合によってはメールで伝えなきゃいけないこともあるでしょう。
そうなったときは、本記事で解説した例文を活用し、スムーズな報告、引継ぎに勤めてください。

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