【シーン別実例】報告メールの書き方とは？ビジネスメールのマナーと注意点

重要度の高い場合は電話で報告しましょう。
メールの場合は履歴が残るので、内容の管理もしやすいメリットを持っています。
しかし、上司に報告メールを送っても返信が遅いなどとなると、トラブルだった場合に支持が来るまで待たなければいけません。
だからこそ、重要度の高いことほど電話で報告しなければいけません。
また、報告メールを送ったが相手からの返信がおそすぎる場合は、相手が見落としてしまっている可能性も考えられます。
そのため、電話で「先程〜〜の件でメールを遅らせて頂いたので、お時間のある時に確認をお願いします。」などと伝えましょう。

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報告メールは業務に関わる内容から、個人の事情などさまざまです。
報告する内容によって送るタイミングは異なります。
ここからは、報告メールを送るタイミングを紹介します。

1日の業務報告や取り組んでいる業務の進捗を知らせたい時に、報告メールを送ります。
日報の場合は業務を終える前に、進捗状況を報告する場合は計画が変更、業務が行き詰まった時など、報告が必要なタイミングに報告メールを送りましょう。

業務を進める場合何かしらのミスやトラブルが発生した場合は報告メールを送らなければいけません。
特に迅速な対応が必要になる場合、報告メールよりも電話で報告しましょう。
また、別に詳細をメールで報告するのが望ましいです。

会議で話し合った内容や経過を社内のメンバーに知らせる場合、報告メールを送ります。
メール内容は会議に参加していないメンバーに送るので、参加していなくても会議の内容が理解できる書き方が必要です。

自分が携わっている業務で成果があった場合、その内容を報告するメールを送ります。
また、成果に対しての分析部分では図表やグラフを用いる場合があるため、別途作成も必要です。
ファイルを添付することで更に読みやすくなるでしょう。

配置転換や転勤、異動など、人事に関わる決定通知があった場合は報告メールを作成しなければいけません。
特に辞令の場合は口外してもいい期日が設定されています。
そのため、報告しても問題無い期日を守って、報告するタイミングには十分に注意しなければいけません。

私的な事情で休暇をいただく場合、報告メールを作成します。
私的な事情は以下の通りです。

• 結婚
• 育児
• 介護

ここまでは報告メールを送るタイミングを紹介していきましたが、報告メールの正しい書き方を知っておきたいとうい人も多いでしょう。
ここからは、ビジネスにおける報告メールの正しい書き方を紹介していきます。
 

報告メールの件名は、一目で見ても内容が理解できるように分かりやすく完結にまとめましょう。
例えば、「(報告内容)に関するご報告」などのように、どんなメール内容が記載されているのかや緊急なのかなどを記載してください。
重大な報告内容である場合は、件名の最初に【重要】や【緊急の確認依頼】などを付けてすぐに見てもらえるように工夫を行うのもおすすめです。

報告内容が複数ある場合は、箇条書きで記載することで分かりやすく書く必要があります。
箇条書きにすることでメールを読んだ相手も「このメールは何を伝えたいのか」がすぐに理解できます。
 

顧客へのトラブルに関する報告メールには事実確認とその原因の報告に合わせて、迷惑をかけたことに対しての謝罪も忘れずに記載しましょう。
また、自分が原因で上司に迷惑をかけた場合で宛tも、上司へのお詫びもしなければいけません。

報告メールでは、どんな内容出会っても読みやすさと丁寧さは忘れてはいけません。
ひと目見て内容が分かるように文章を組み立てることが大切です。
ここからは、報告メールを送るときに意識すべきポイントを紹介します。

報告メールを書く際には、ロジカルライティングを意識しましょう。
ロジカルライティングとは、読んでもらう相手が読みやすく伝えるための文法です。
相手がメールを読む時間も短縮できるので、結果的に業務効率化にも繋がります。

報告メールは何が起きたのか事実を書くようにしましょう。
上司は事実を基にして、今後どのような対応をすべきか判断する必要があります。
だからこそ、主観と混合せずに事実をしっかりと伝えるようにしなければいけません。

ビジネスシーンでの報告メールは業務に関わる内容から社員個人の事情まで、さまざまなケースで利用されます。
ビジネスシーンでの報告メールは以下の場合に使われます。

• 進捗報告
• 受注報告
• 納品報告
• 納品完了報告
• 会議報告
• トラブル報告

結婚や出産の報告の場合、できる限り早い内に報告メールをしましょう。
業務時間の短縮や育児休暇を取らなければいけない場合もあります。
まずは、直属の上司に連絡を入れて、業務に支障が出ないように支持を受けましょう。
同僚への報告は、上司に報告メールを入れてからでも問題ありません。
また、入社や退社に関する報告の際は公言していい日時が決まっているはずです。
報告メールを作成する際は期日後に送信しましょう。

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今回はビジネスシーンにおける報告メールの書き方を紹介しました。
報告メールはトラブルの事実を上司やお客様に報告しなければいけません。
だからこそ、事実と主観を混合して伝えないようにしましょう。
事実をしっかりと確認をした基に、どのような対処をしなければいけないのか判断します。
しかし、報告メールの作成に膨大な時間を欠けてしまうと効率が下がってしまいます。
そのため、ある程度の枠組みを事前に作っておくこともおすすめします。

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