面接日程メールのマナー｜書き方や返信のポイントを紹介

皆さんは、就職や転職で面接を受ける予定の会社にメールを送る際、どのように日程調整を送るべきか悩んだことはありませんでしょうか。

面接日程を調整する場合にメールを利用すべき理由は【記録に残る】からです。
メールで面接日程を調整することで、「通知した日時は違った」といったトラブルを回避できます。
電話で起こる聞き間違いによる面接日時の相違リスクを回避できるだけでなく、面接日時を見返すことで再確認できます。
以上のことから面接日程を決める際はメールが良いとされています。

本記事では、面接日程をメールで送る際の注意点やポイントを分かりやすくまとめておりますので、是非ご覧ください。

インテリゴリラが内定者に直接インタビューした情報によると、転職活動をしようと考えている方や、既に始めている方の多くが持っている悩みは3点あります。

転職活動は新卒の就職活動よりも難易度が高いです。その理由は、年齢・現職の業界や業務内容・志望業界などが無数に存在し、「とりあえずココに行けばOK」のような正解がありません。企業選びをする上で、転職軸を決め、内定を獲ることができるかを検討したいです。
志望企業が決まっている方は、転職の選考対策方法に困っているのではないでしょうか。中途採用の選考基準は細かく書かれていたり、日々更新されているわけではありません。どういった人を募集をしているのか、自分が内定を獲ることができそうかは転職に成功した人の実体験をヒアリングする必要があります。
選考対策をして、転職をすると覚悟を決めた方は、最後はどのように内定を獲ることができるか知りたいでしょう。内定者の面接内容を確認したり、内定実績がある人に協力してもらいながら、書類選考・面接を進めていきましょう。

上記の3つの悩みを解決してくれるのが、インテリゴリラの選考体験記です。
インテリゴリラの選考体験記は、内定者の学歴、社歴、職務経歴書、志望動機や転職軸、自己PR、選考対策方法、1次面接・2次面接・3次面接・最終面接での回答内容、内定理由、応募者へのアドバイスを全て余すところなく書いています。

インテリゴリラの選考体験記はコチラ

ビジネスシーンにおいてメールをでのやりとりは不可欠です。
実際にメールを送るときに重要なビジネスマナーを５つ紹介します。

メールのビジネスマナーについて詳しく解説していきます。
相手を不快にさせないためにも以下の５つを心掛けましょう。

返信は24時間以内に送るようにしましょう。
日程調整の連絡は、遅いと迷惑をかけてしまうのでなるべく早く送ります。
面接日程がすぐに回答できない場合は、遅れる理由と回答期限をまえもって伝える必要があります。
メールを送る時間は企業の営業時間内がマナーとなっています。

日程調整のメールを送る際は、感謝の文を忘れずに入れるようにしましょう。
「先日はありがとうございました。」や「日程調整ありがとうございます。」といったお礼を入れると良いでしょう。
これによって礼儀正しい人だという印象を持ってもらえる可能性があがります。

署名は忘れがちですが、必ず入れましょう。
署名を忘れずに入れることで一目で誰からのメールかわかるようになります。
本文が短かったとしても、最後に「名前」「連絡先」を記載しましょう。

メールに返信する際は、相手が書いた元の本文を残して返信するようにしましょう。
どんな内容のやりとりをしていたか一目でわかることで、相手が過去のやりとりを確認する手間を省くことができます。
また、返信の際に件名に入る「Re:」は返信メールであることがすぐにわかるため、残しておいて大丈夫です。
やりとりを続けているうちに「Re:」が増えていってしまった場合は、タイトルがわかりやすくなるように、１つだけ残して削除しても良いでしょう。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

企業に送るメールアドレスは個人のものを利用しましょう。
在職中の会社のメールアドレスは、企業の業務の際に使うものです。
会社のメールアドレスを使っていると非常識だと思われてしまう可能性があります。
活動用にメールアドレスをひとつ作っておくとメールが送られてきた際にわかりやすくなるのでオススメです。

続いては、面接日程メールの書き方について覚えておきたいポイントです。
実際にメールを送ることを想定して、場合ごとに例文付きで紹介していきます。
 

時間帯を提示する場合は、面接開始の時間なのか、面接終了の時間なのかを明確にしましょう。
「13時～16時」と書いた場合、16時は面接の開始時間として問題ないのか、面接の終了希望時間なのかが分かりにくいでしょう。
「13時～」の場合も、「13時面接開始が希望なのか」「13時以降であれば、いつでもよいのか」が分かりにくいため、状況を加えるようにしましょう。
以下の例文を参考にしてみてください。
 

担当者から複数候補を提示された場合は、複数の日程を選択した方が良いでしょう。
他の面接者と被った際に面接担当者も選びやすくなります。
希望日程を送る際は、日時に加えて曜日を記載しましょう。認識のずれが回避できます。
以下の例文を参考にしてみてください。

 

まずは提示してもらった日程でうかがうことができないという、お詫びの気持ちを示しましょう。
調整できない理由は、やむを得ない理由ということを簡潔に伝えましょう。
採用担当者側からの返信に対して、再度調整がつかないということがないように、自身の希望日を提示しましょう。
面接への意欲を伝えるためにも、できる限り最短の日程を複数提示することが重要です。
以下の例文を参考にしてみてください。

一度決定した日程の変更をしてもらうので、最初にお詫びの気持ちを表しましょう。
調整できない理由は、先方が納得できるやむを得ない理由を簡潔に伝えましょう。
採用担当者側からの返信に対して、再度調整がつかないということがないように、自身の希望日を提示しましょう。
面接への意欲を伝えるためにも、できる限り最短の日程を複数提示することが重要です。
以下の例文を参考にしてみてください。

『インテリゴリラ』は、最難関企業への転職を目指すハイキャリア志向の方向けに、完全非公開の選考情報をご提供している転職メディアです。
実際に内定を獲得した方々から独自インタビューを実施した内容ですので、完全に独自のコンテンツとなっています。

会員登録いただいた方限定で、業界No.1エージェントによるサポートや社員紹介（リファラル）での選考のご案内など、
幅広いご案内が可能です。特別選考の場合には、
書類審査なし/1次面接免除/社長面接確約/土日面接などのご案内ができる可能性があります。

自分のスキルやキャリアに自信のある若手の方は、
志望難関企業の内定に近づくために是非登録しておきましょう。

この記事では、面接日程メールを送る際のビジネスマナーや具体的な作成方法などについて説明しました。
 
面接当日だけでなく、やりとりをしていて双方が気持ちよいことは重要です。
この記事内で説明した内容を参考にして、マナーを守って面接日程メールを作りましょう。

インテリゴリラでは、内定の獲り方や内定獲得先行体験記を見ることができます。
他にも下記の情報が得られます。
・各企業の過去の面接内容
・面接での質問とそれに対する効果的な解答とＮＧ解答例
・読むだけで内定獲得の勝ち筋がわかるほど詳細な情報

面接が控えている皆様の参考になること間違いありません。

有名一流企業の選考体験記は一覧はこちら

インテリゴリラの公式LINEアカウントから、非公開の転職情報を受け取りたい方は下のボタンをクリックしてください。