【例文あり】面接の日程希望メールの返信の仕方｜いつでも良い場合は？

転職活動における面接の日程調整は、ほとんどの場合メールで行われます。

いざビジネス用の文章を送ろうと思うと、書き方が分からず戸惑う方も多いのではないでしょうか。

メールの内容やタイミングによっては選考で不利になることもあるため、ビジネスマナーをふまえた返信が必要です。

この記事では、面接の日程希望メールの送り方について、例文をまじえて詳しく解説します。
 

インテリゴリラが内定者に直接インタビューした情報によると、転職活動をしようと考えている方や、既に始めている方の多くが持っている悩みは3点あります。

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面接の日程希望メールを送る際に大切なことは、企業側は多くの応募者に対応していると意識することです。

企業の担当者が調整しやすいように、送り主（あなた）を明確にし、すみやかに返信しましょう。

具体的なポイントは次の通りです。
 

メールが届いたら、遅くとも２４時間以内に返信しましょう。
企業は多くの応募者とやり取りをしており、なるべく近い日程で面接したいと考えています。
すぐに予定が決められない場合は、謝罪して理由と回答期限を伝えることが必要です。
黙って返信を先延ばしにするのではなく、「申し訳ございません。現職の都合で予定が分かるのが〇日頃になるため、分かり次第ご連絡させて頂いてもよろしいでしょうか。」と一報入れておきましょう。

メールを返信する際は、お礼の言葉を添えると印象が良くなります。
メールの最初に「この度は面接の機会を頂きありがとうございます。」や「先日はありがとうございました。」と入れましょう。

応募者が希望日を設定する場合は、複数の候補を送りましょう。
このとき、希望する日時は企業の営業時間内にするのが原則です。
やむを得ず休日や夜間の面接を希望する場合には、事情を説明した上で、時間外の対応が可能かどうかを相談しましょう。
希望日を提示する際は、同じ日でもなるべく幅広い時間帯を設定し、第３候補ぐらいまで挙げると調整がスムーズです。

企業から指定された日程で都合がつかない場合は、謝罪して他の日に変更を依頼します。
変更を依頼すると、企業側は他の業務を調整して予定外の時間を割かなければなりません。
負担を増やしてしまうことをふまえて、丁寧にお詫びしましょう。
変更後の日時は、なるべく近い日程で設定します。

企業の担当者は、多くの応募者や取引先とのメールを扱っています。
ひと目で誰からのメールかが把握できるよう、文末には必ず署名をつけましょう。
署名に入れる項目は「名前（フルネーム）」「住所」「メールアドレス」「電話番号」が基本です。
たとえメールの本文が短くても、署名はつけるのがマナーです。
 

メールを返信する際は、元の本文を残す「引用返信」を使いましょう。
引用返信を使うとメールが長くなるので、迷惑になりそうだと思う方がいるかもしれませんが、その心配はありません。
やり取りの履歴がひと目で分かり、過去のメールを検索する手間が省けるため、ビジネスメールでは引用返信が一般的です。
返信時の件名につく「Re:」は、そのメールが何に対する返信かを表しているため、消す必要はありません。


 

ここからは、日程希望メールの例文をシーン別にご紹介します。
どのシーンにも共通するポイントは、挨拶と締めの言葉は丁寧に書きつつ、要件は簡潔に書くということです。
 

応募者から候補日程を送る場合は、なるべく第３希望ぐらいまで提示しましょう。
ピンポイントで「●日の●時～」ばかりだと、担当者の都合がつかない可能性があります。
可能な限り幅広い時間帯を提示し、その中から相手に指定してもらうと良いです。
また、面接後に他の予定がある日は書き方に注意して下さい。
例えば「９～11時」と提示すると、11時に会社を出たいのか、11時スタートの面接も可能なのかが分かりません。
11時には会社を出たい、と明確に伝えるためには「11時には面接終了希望」と書きましょう。

 

企業から候補日が提示された場合も、可能な限り第3希望ぐらいまで返信しましょう。
候補日を１つだけで返信すると、他の応募者の希望と重なって再調整が必要になるかもしれません。
複数の候補を挙げておくことで、担当者に負担をかけることなくスムーズに調整してもらえます。
 

企業から提示された日程で調整できない場合は、理由を説明したうえで謝罪し、代わりの日程を提示しましょう。
ただし、調整できない理由が「他社の面接と重なったため」であれば、印象が悪くなるので正直に伝える必要はありません。

代わりとなる日程を送る際のポイントは、１つめに解説した「面接の日程候補日を送る場合」と同様です。
 

一度決定した面接日程を変更する場合は、相手の予定を大きく変えてしまうため、丁重にお詫びをしましょう。
特に、前日など直前になって変更しなければならない場合は、メールではなく電話で連絡をします。
メールだと確認されるまでにタイムラグがあり、その間にも面接の準備が進んでしまう可能性があるためです。
また、採用選考において2回以上の日程変更はかなりマイナスの印象を残します。
代わりの候補日を提示する際は、無理なく確実に訪問できる日にしましょう。

面接で希望する日程がない場合「いつでも良い」という言葉を使うと、そちらで勝手に決めてほしいと、丸投げしているような印象を与えます。
内容は同じですが「こちらの希望は特にございませんので、〇〇様のご都合のよろしい日時にてご指定頂ければと存じます。」と言い換えましょう。
また、希望の日時を出さなかった場合には、企業から指定された日時を断るのはマナー違反です。
少しでも不都合な日時がある場合は、勝手に「ここには入らないだろう」などと思わず、きちんと希望日程として返信しましょう。

面接の日程希望メールを送る際、件名は「面接の希望日程のご連絡　氏名」とします。
このように書くことで、担当者がメールの受信フォルダを見たときに、ひと目で送り主と要件が把握できます。
企業からのメールに返信する場合、例えば「面接の日程について」という件名で届いたメールなら、「Re:面接の日程について（氏名）」のように氏名を添えて返信すると、より丁寧です。

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面接の日程希望メールは、マナーを守って24時間以内に返信することが大切です。
面接をする前から社会人としての常識を疑われることがないよう、例文を参考にして失礼のない対応をしましょう。
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