転職での必要書類一覧！どんなケースでも万全に準備する方法を徹底解説

転職時の必要書類は非常に多いです。転職先の企業によっても必要書類は異なります。

また、必要書類を把握しておかなければ、転職先に迷惑をかけることにもなるので、転職時の必要書類はしっかり把握しておきましょう。

ここでは、必要書類を一覧にしています。

どのような書類をどこから受け取るのか、また提出時期などを確認しておきましょう。

・退職先から受け取る書類

・転職先から受け取る書類

・転職先・退職先以外から受け取る書類

退職先からもらう必要書類には「源泉徴収票」や「年金手帳」などがあります。離職する際に必要書類をもらっているかきちんと確認しておきましょう。

「雇用保険被保険証」とは、雇用保険に加入する際に必要となる書類です。会社が保管しているのであれば、会社から受け取ることとなります。もしくは自分で原本を保管していることもあるので離職前にしっかりと確認しておきましょう。

「雇用保険被保険証」を会社が保管しているのであれば、離職時にもらうことができます。離職時にもらった「雇用保険被保険証」は、転職先が決まった場合は転職先に提出しましょう。

万が一紛失してしまった場合は、ハローワークで再発行することができます。

厚生年金保険の加入を証明するためには「年金手帳」が必要です。こちらも会社が保管している場合は、離職時に受け取ります。

会社ではなく自分で保管している場合もあるので、離職前までに確認しておきましょう。

万が一紛失してしまった場合は年金事務所や住所地の市町村役場、もしくは会社で再発行してもらうことができます。

離職先に再発行の手続きをお願いをしにくい場合は、年金事務所や住所地の市町村役場に再発行の手続きを依頼しましょう。

再発行するためには、顔写真付きの本人確認書類を持って行かなければなりません。郵送でも再発行可能ですが、急ぎの場合は直接足を運んだほうが良いかと思います。

「源泉徴収票」は確定申告や年末調整の際に必要となる書類です。離職した場合、離職日ではなく、離職後郵送なので受け取る場合がほとんどとなります。

また、転職先に「源泉徴収票」の提出をしなければならないかは、離職時期によっても異なります。

年内に離職して、転職先へ入社する場合は「源泉徴収票」を提出しなければなりません。この場合は転職先で年末調整を行うこととなります。

離職した年以降に転職先へ入社する場合は、「源泉徴収票」の提出はしなくて良いですが、12月31日付で離職した人以外は自分で確定申告をしなければなりません。

その際に、「源泉徴収票」が必要となるので、離職した際に受け取った「源泉徴収票」は大切に保管しておきましょう。

また、こちらから依頼しなければ「源泉徴収票」を発行してくれない会社もあります。中には依頼しても「源泉徴収票」を発行してくれない会社もあるので、在籍中にしっかりと確認を取っておきましょう。

「前職の健康診断書」は離職時に必ずもらえるわけではありません。申請しないともらうことができない会社もあるので、転職先の企業に提出を依頼された場合は、前もって申請しておきましょう。

自分で健康診断を受けて健康診断書を提出することも可能です。しかし、健康診断の費用を負担しなければなりません。

そのため、離職時に「前職の健康診断書」をもらっておいた方が良いでしょう。

「前職の健康診断書」ではなく、「健康診断を受けてほしい」と転職先から依頼があった場合は、実費になるのか費用を出してもらえるのかしっかりと確認しておきましょう。

前職へ就職していた事実や、離職したのかということを確認するために「退職証明書」を提出しなければならない場合もあります。

しかし、退職証明書は離職時に申請しなければ受け取ることができない書類です。そのため、必要な場合は前もって離職先の会社へ申し出ておきましょう。

転職先から受け取る必要書類には「扶養控除等申告書」や「給与振込先の届書」などがあります。入社する際に必要書類をもらっているか確認しておきましょう。

「扶養控除等申告書」は扶養控除についてだけでなく、社会保険や障害者控除などの手続きのための必要書類となります。

入社前にもらう会社もあれば、 入社の時に記入をする会社もあります。扶養家族がいない場合も提出が必要です。

「健康保険被扶養者異動届」は扶養家族がいる場合は提出しなければならない必要書類です。転職先から渡されることになるので、必要部分を記入して提出しましょう。

書式や書き方は転職先の会社によって異なります。書き方が分からない場合は、転職先の会社の人事へ問い合わせましょう。

給与の振込先を指定するためには、「給与振込先の届書」を提出しなければなりません。

入社前もしくは入社後に必要事項を記入して提出することになります。その際に、振込指定先の銀行の通帳のコピーが必要となる場合もあるので確認しておきましょう。

書式や書き方は転職先の会社によって異なります。書き間違いのないように、書き方が分からない場合は転職先の会社の陣地へ問い合わせましょう。

「入社承諾書・入社誓約書」は内定の承諾を証明する書類です。就業規則や秘密保持などについても記載されている場合があります。

「入社承諾書・入社誓約書」をもらうう時期は、入社前に事前に渡される場合と、初出勤時に渡される場合など、会社によって異なります。

「雇用契約書」とは転職先からもらう雇用条件について記載された書類です。こちらも、入社前に事前に渡される場合と、初出勤時に渡される場合など、会社によって異なります。

雇用条件は転職先の会社によって異なります。

入社前に書類や面接に確認した雇用条件と相違がないか確認して記入するようにしましょう。

現在の住所が履歴書に記載した住所と間違いないか確認するために「住民票記載事項証明書」を提出しなければならない場合があります。

こちらも、もらう時期は会社によって異なり、入社前にもらう場合と入社後にもらう場合があります。

また、書類は会社が発行することとなりますが、役所で印鑑を押して証明してもらわなければなりません。その手続きをする場合に本人確認書類と印鑑、発行手数料が必要となります。

「身元証明書・身元保証書」とは身元を証明するための必要書類です。「身元証明書・身元保証書」は親族の署名と押印が必要となります。

入社前に転職先の企業からもらい、必要事項を記載して提出しなければなりません。親族が遠くにいる場合や、署名・押印が難しい場合は保証人を立てなければなりません。

「従業員調書」とは家族情報などを記入するための必要書類です。

会社によっては提出する必要はありません。そのため提出が必要かどうか事前に確認しておいた方が良いでしょう

入社前に提出を求められることもあれば、入社後に提出を求められることもあります。

転職・退職先以外からもらう必要書類には「卒業証明書」や「免許・資格関連証明書」があります。

提出が必要でない会社もあるので、入社する際に必要書類となるのか確認しておきましょう。

「卒業証明書」は卒業した学校に依頼して受け取らなければならない必要書類です。ほとんどの転職の場合は必要ありませんが、第二新卒の転職時などに提出しなければならないことがあります。

郵送で依頼することも可能ですが、学校に直接出向いて手続きしなければならないこともあります。

「免許・資格関連証明書」は自身の持っている免許・資格を証明するための必要書類です。

転職するに従い、資格や免許が必要な場合は、「免許・資格関連証明書」の提出を求められることがあります。

手続き方法や発行するために必要な書類などは、資格や免許を管理・運営している国や企業により異なるため、運営元に問い合わせてみましょう。

必要書類の中には退職時に返却しなければならない書類もあります。スムーズに退職できるように、離職時にどのような書類を返却しなければならないのか確認しておきましょう。

「健康保険被保険者証」はに離職時に会社に返却しなければならない必要書類です。健康保険の加入先は、会社が所属する組合などにより異なります。

転職する際には、離職先の会社の加入先を脱退して、転職先の会社で新たに加入することとなるため、現在もっている「健康保険被保険者証」は離職時に退職先の会社へ返却しましょう。

「セキュリティカード」を受け取っている場合は、離職日に返却しましょう。「セキュリティカード」を紛失した場合などは犯罪に使用される恐れがあるので、決して紛失しないように離職日までしっかりと管理しておきましょう。

「社章・身分証明書」などの会社員としての身分を証明する書類は離職時に返却しましょう。

「社章・身分証明書」は個人情報や会社の情報が記載されている場合があり、犯罪に使われる恐れもあります。そのため、自分で勝手に処分するようなことは止めましょう。

また、紛失がないように離職日までしっかりと管理しておきましょう。

自身の「名刺」も離職時に会社へ返却しましょう。会社によっては取引先企業の名刺の返却を求められることもあります。

名刺は個人情報が記載されているので、紛失しないようにしっかりと管理しておきましょう。

会社から支給されている「定期券」も返却しなければなりません。返却忘れのないようにしっかりと管理しておきましょう。

また、返却し忘れたからといって、離職後に定期券を使用しないようにしましょう。場合によっては犯罪とみなされることがあります。

会社によってはペンや鉛筆、制服などを支給している場合があります。また、会社の経費で購入したものも離職日までに返却しなければなりません。

これらの備品は返却忘れが多いです。しかし、会社の所有物であって自身の所有物ではないためきちんと返却するようにしましょう。

マニュアルや書類などを持っている場合は、離職日までに返却しましょう。

返却せず持ち出してしまうと場合によっては情報漏洩に繋がってしまうことがあります。そのため、個人で処分しようとせずに、会社に返却するようにしましょう。

場所によってはロッカーのカギを支給されている場合があります。ロッカーの鍵は返却し忘れも多いため、忘れずに返却しましょう。

また、紛失することのないように返却時までにしっかりと自分で管理しておきましょう。

必要書類を転職先提出する際には、郵送の際には「送付状」を付ける、メールで提出できる書類なのか確認するなどのマナーがあります。。

転職先への印象を良くするためにも、マナーをしっかりと守って必要書類を提出するようにしましょう。

必要書類は転職先へ郵送する場合は、送付状を忘れずに付けるようにしましょう。

送付状は以下の内容を記載しましょう。

送付状を必要書類とともに郵送することに、しっかりとマナーを持っている人と見られ相手方の印象も良くなります。

また、必要書類が破れたり折れ曲がったりしないように、ファイルに入れて郵送することをおすすめします。

私の場合は渡す際にしっかりと相手に挨拶をして渡しましょう。

渡す相手が席を外していたり、欠勤などの場合は他の人に頼む場合もあるかと思いますが、なるべく自分でを出すようにしましょう。

どうしても他の人に頼まなければならない場合は、渡す相手の部署と氏名を確実に伝えるようにしましょう。

メールで必要書類を提出する場合は、事前にメールでも提出可能な書類なのか確認しましょう。

また、メールで必要書類を提出する場合は以下の事項を記載しているか確認しましょう。

記入漏れや添付漏れがないかしっかりと確認してからメールを送信するようにしましょう。

必要書類を提出する時には、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。

ここでは、必要書類を提出する際に注意すべきポイントを2つ紹介します。

転職する際に必要書類を送る時は、送付状をつけるというのがマナーです。送付状の内容としては一般的なもので良いです。しかし、最後に一言自分の言葉を添えることにより、相手の印象が良くなります。

送付状をつけるのには手間がかかりますが、送付状がついているかどうかで受け取った相手の印象は大きく変わるので、必要書類を送る場合は送付状をつけるようにしましょう。

必要書類は破れたり折れ曲がったりしないように、ファイルに入れて送りましょう。必ずファイルに入れて送らなければならないという決まりはありませんが、ファイルに入れて送ることにより、相手方が書類を取り出す際に取り忘れ防止にもつながります。

ファイルは100円ショップで購入することはできます。

ひと手間加えることにより「マナーがあり親切な方だ」と印象が良くなるので、必要書類はファイルに入れて送ることをおすすめします。

2020年10月の転職市況感としては、正直厳しくなってきています。

ここ数年は雇用情勢が比較的安定していたこともあり、求人数・求職者数ともに高い水準で推移していましたが、2020年の1月からは有効求人倍率が下がりはじめ、コロナの影響も相まって5月の段階では1.20倍となり、市場は売り手市場から買い手市場に変化しました。

今回のコロナショックによる自粛や経済活動の縮小は長期化する可能性が高く、「落ち着いたら動き始めよう」と思っていても、なかなか状況が好転しないという可能性もあるという状況です。

上記の理由から、企業の採用HPを見ても募集が減少している状況が顕著に見られます。
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また必要書類の中には「退職先の会社からもらうもの」、「転職先の会社からもらうもの」、「退職先や転職先の会社以外からもらうもの」とわかれます。どの書類をどこからもらい、どこへ提出するのかということをしっかりと確認しておきましょう。

また、転職先の会社へ書類を送付する際には、忘れずに送付状を付けるようにしましょう。

退職から転職までの期間は、自分のキャリアを見直すきっかけにもなります。自分がこれまでどのようなキャリアを歩んできたのか、またどのようなキャリアを歩みたいのかということをしっかりと整理し、マナーを守って必要書類を提出しましょう。

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