面接メールの返信マナー｜書き方のポイントを紹介

昨今の転職活動は、採用情報をHPやSNS、転職サイトなどで告知し、メールで直接応募の受付を行い、面接の日程調整のやり取りをメールで行う企業も多いです。ですから、企業の採用担当者は応募者の返信メールの内容についても選考評価の対象と見ていることも多く、ビジネスマナーに欠ける返信メールを送った際には悪い印象を与えてしまうことにもなりかねません。

しかし、いざ返信メールを送る場合にはその書き方や送るタイミングについても不安を感じている人でも多いのではないでしょうか。

この記事では面接返信メールの基本マナーについて紹介します。面接メールの基本マナーを再確認し、企業に好印象を与えるポイントを押さえましょう。

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まずはじめに面接返信メールの基本マナーです。

・半日〜1日以内に返信
応募先企業から面接日程調整の連絡メールが来たら、まずは自分のスケジュールを確認した上で、半日〜1日以内に返信します。返信メールを送る際は、内容が分かるよう件名・本文ともに履歴を残しておくのが良いです。もし、すぐに返信できない場合には「メールを確認し、今すぐに返信ができないため追って返信する旨」を送ります。また、メールを返信する時間帯は応募先企業の就業時間から遅くても数時間以内が理想です。

・返信の件名は「Re:」で元の件名は残しておく
件名の変更はせず、「Re:元の件名」にして、過去のメール本文について
残したままで返信します。件名については、「Re:件名(氏名)」と自分の氏名を添えるとより丁寧な印象です。自分から最初にメールを送る場合には、「用件(氏名)」のような形で簡潔な件名が良いでしょう。

・宛先が複数ある場合には「全員に返信」する
宛先が複数ある場合には、「全員に返信」を選択して返信します。相手が複数への送信を行なっている場合には各関係者への情報共有という意図があるので、送信者だけではなく関係者全員に返信するようにしましょう。

次に面接返信メール本文の基本構成について紹介します。
面接時の返信メールについて悩んでいる人や不安を感じている人はぜひ参考にしていただければと思います。

面接を受ける立場としては、基本的にもらったメールはそのまま放置をしてはいけません。
返信をくれた場合には必ず「ご返信ありがとうございます」と、ひと言挨拶文を加えます。
また、こちらから送信する際には「お世話になっております」と書き始めるのが良いでしょう。

挨拶文の後に自分の氏名をフルネームで名乗ります。この様にすることで相手は丁寧な印象を受けます。
「貴社の求人に応募させていただきました◯◯◯◯(自分のフルネーム)と申します」

伝えたい内容を送信する場合には、採用担当者に配慮する必要があります。
つまり、採用担当者は多忙な場合が多く、出来る限り読みやすい文章を心掛けましょう。
改行を使いながら簡潔にまとめて、できるだけ謙虚で丁寧な文章で書くようにするのが良いです。

内容を書いた後は、「ご多忙中のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」などの締め言葉を添えます。
別の言い方としては「ご多忙中とは存じますが、」「ご多用の折恐れ入りますが、」の言い回しでも問題ありません。　
忙しい中でも対応してもらったことへの感謝を述べるようにすると相手への敬意も伝わるため、忘れずに記載しましょう。

締めの言葉のあとに必ず署名を入れます。署名とは、氏名や連絡先のことで自分が誰であるのかを相手に知らせるために書くものです。
面接メールの署名は「自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレス」が適切です。
また、読み方がむずかしい氏名や複数の読み方ができるような氏名である場合には、漢字の横に(ふりがな)を添えると、好印象となります。

その他気をつけるべきことは何でしょうか？

ここではその他返信マナー４選について紹介します。

面接返信メールを送る際には応募先企業の営業時間内で送ることが基本のマナーです。深夜や明け方などに送信すると「時間にだらしない」「非常識な人」といった悪い印象を持たれてしまう可能性もあります。また、担当者が確認できないような夜間の時間帯に送った場合、後から受信したメールに埋もれてしまう場合もあります。ですから、面接返信メールを送る場合には、応募先企業の営業時間内に送るようにしましょう。

面接返信メールを送る前には、件名や本文を何度も読み返して、誤字脱字や言葉遣い・敬語の使い方に間違いが無いかしっかりと確認しましょう。

宛先の記載についても応募先の社名と、”株式会社”や”有限会社”が社名の前なのか後なのかしっかり確認しておかないと致命的なミスとなってしまう恐れもあります。応募先企業に失礼な上、自分の信用失墜の原因となりかねないため、念入りな確認を行なってください。
 

メールを返信する時の件名に「Re:」を残しておくのと同じように、先方から来たメールの本文についても残して返信をしましょう。

そうすれば、採用担当者が誰からの何のメールの返信なのかが識別しやすくなります。先方からのメールの件名だけでなく、本文も引用して返信するのが基本のマナーです。

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以上、面接返信メールのマナーについて紹介しました。

たかだかメールと思うかもしれませんが、転職活動ではメールがその人の印象を大きく左右するのです。応募先企業に送る面接返信メールは返信マナーをしっかり守って送れば好評価の対象になります。その反面、返信マナーがひどい場合には採用担当者から悪い印象を持たれてしまい、採用にも影響が出てしまう可能性さえあります。

この記事で紹介した面接メールの返信マナーの基本をしっかり守って、送る前には何度も読み返した上で返信することが大切です。採用担当者に伝わる謙虚なメールで採用を勝ち取りましょう。

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