履歴書をスマホのメールに添付して送っても良い？マナーやメール例文も

　転職活動では、企業から履歴書をメールに添付して送ることを依頼されることがあります。

PCを持っている人ならPCでメールを作成して履歴書を添付して送ることができます。しかし、PCを持っていなかったり、PCが使えない状況では、スマホで履歴書をメールに添付して送ってもよいのでしょうか？

結論としては、スマホで履歴書をメールに添付して送ってもなんら問題はありません。スマホで送付したからといって相手から”失礼だ”と思われることはないのです。

インテリゴリラが内定者に直接インタビューした情報によると、転職活動をしようと考えている方や、既に始めている方の多くが持っている悩みは3点あります。

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スマホから履歴書を送る3つの方法をご紹介します。
状況に応じてこの３つの方法の内いずれかの方法を使うとよいでしょう。

この３つの方法について詳しく説明していきます。

スマホから履歴書を送る1つ目のやり方はPCで履歴書を作成し、それをスマホに転送してから相手に送るという方法です。もし、PCのメール機能に不具合などがある場合でも次の手順を踏めば、問題なく送付することができます。

１．PCで履歴書を作成する
２．データをPDF化してスマホに転送する
３．スマホに転送された履歴書をメールに添付する

スマホから履歴書を送る2つ目のやり方は手書きで履歴書を作成し、スキャンしてPDF化して送るという方法です。”手書きの履歴書を提出したい。しかし、企業から履歴書はメールで送る様に指示されている”という場合に有効な方法です。

次のいずれかの方法で手書きの履歴書をPDF化すれば、簡単にメールに添付して企業に送ることができます。

・自宅やコンビニのプリンターのスキャン機能を使ってPDF化
・スマホで写真を撮りアプリやスマホの機能でPDF化

スマホから履歴書を送る3つ目のやり方はスマホを使い履歴書を作成して送るという方法です。

これは履歴書をPCで作成できない場合に有効です。スマホに履歴書作成用アプリやMicrosoft OfficeのExcelをインストールして履歴書を作成します。ただし、スマホで作成した場合は書式などが崩れる場合がありますので注意が必要です。

スマホのメールに履歴書を添付し送る場合の書き方のポイントは次の通りです。

・件名は用件と自分の氏名を明記
・宛先を間違えないように
・挨拶は状況に応じて使い分ける
・内容は結論を先に述べる
・締めは履歴書の確認をお願いする
・署名は必ず書く

メールの内容は簡潔で構いませんが、マナーを守ってメールを送付することが大切です。

メールを送る際は、「誰から」の「どのような内容」のメールであるかが伝わりやすいように件名に「要件」と「氏名」を記載することが大切です。
要件が分かりにくい件名や「よろしくお願いします/氏名」のような書き方の場合、迷惑メールと間違われたり、見落とされたりする可能性もありますので注意が必要です。
 

また、一般的に返信する場合には「Re:」は削除しなくても悪い印象を与えることはありません。

宛先についてですが、まずは応募先の企業名を省略せずに正式名称を記載します。その次に部署名、採用担当者の氏名の順に記載します。
もし、部署名が分からない時には省略しても問題はありません。また、採用担当者の氏名は公開されている場合でも名字だけのことが多いので、「採用ご担当　◯◯様」と記載するのが一般的です。採用担当者の氏名が不明な時は「採用ご担当者様」と記載しましょう。

メールの場合、挨拶は状況に応じて使い分けましょう。

初めて連絡をする際は「初めてご連絡させていただきます。◯◯◯◯と申します。」と”初めて連絡をする旨”と”自分の氏名”を記載します。二回目以降のメールは「お世話になっております。◯◯◯◯です。」と記載します。いずれの場合も氏名は必ずフルネームで記載しましょう。

メールの本文の内容は結論を先に述べて、相手に伝わりやすい文章にしましょう。句読点や改行を使い、読みやすさに配慮することが重要です。自分の熱意や礼儀正しさをアピールしたいからといって、無駄に長文を書いたり、自己PRをしたりすることはNGです。マイナスのイメージにつながりかねません。

締めの挨拶は企業担当者に対して履歴書の確認の依頼をします。あわせて面接希望であることを伝えます。
そして、「ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」「ご確認いただき、面接の機会をいただけますと幸いです」という様に担当者へ感謝の気持ちを述べるとよいです。

締めの挨拶の後は署名を必ず書きましょう。

署名は「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を改行してそれぞれ記載します。電話番号とメールアドレスについては自分が確認しやすいものを記載します。また、現職の連絡先を記載する必要はありません。

スマホのメールに履歴書を添付し送る場合の例文を紹介します。

初めて送るメールの場合、「履歴書送信メールであること」「添付した履歴書ファイルにパスワードを設定していること」「後ほど送付するメールでパスワードを知らせること」の３つを記載します。２回目のメールは「先ほど送付した履歴書ファイルのパスワードを伝えるメールであること」を記載します。

《例文：初回のメール》

件名：◯◯職応募の件/氏名：◯◯◯◯

□□□□株式会社
総務部人事課　
採用ご担当　□□様

(本文)

お世話になっております。
◯◯◯◯と申します。

ご指示いただきました履歴書を本メールに添付させていただきます。
お手数をお掛けいたしますが、ご査収の程　よろしくお願い申し上げます。

なお、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほどパスワードを送付させていただきますので、あわせて
ご確認いただけます様　何卒よろしくお願いいたします。

------------------------------------------------
◯◯◯◯(フルネーム)
〒□□□-□□□□
住所：東京都□□区□□□□□□
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：□□□@□□□
-------------------------------------------------

スマホで履歴書を添付してメールを送付する場合、次のことについて必ず最終確認を行う様にしましょう。

・履歴書のファイルは添付されているか
・宛先が間違っていないか
・件名は分かりやすいか
・宛先(メールアドレス)は合っているか
・誤字脱字はないか
・自分の署名が入っているか

スマホのメールで履歴書を添付して送る際に顔写真は必要でしょうか？

顔写真は企業から特段の指示がない限りは必要となります。履歴書の証明写真はスマホで撮影したものでも問題ありません。最近のスマホは機種にもよりますが、カメラ並みの高画質で顔写真を撮影することができます。証明写真は、スタジオ撮影やスピード写真でなければ面接に落とされるのでは？と不安になる人もいるかもしれませんが、最近では証明写真撮影用のスマホアプリもありますので、スマホで証明写真を撮影することも主流になってきています。

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以上、スマホに履歴書を添付してメールで送付する方法やそのマナー等について紹介しました。

応募先企業に対してスマホで履歴書を添付してメールで送付しても問題はありません。しかし、メールを送る際は、件名に「誰から」の「どのような内容」のメールであるかが伝わりやすいように記載するなどマナーを守ってメールを送付することが大切です。

昨今の転職活動は応募先企業とのやり取りをメールで行うことが一般的となりつつあります。この記事で紹介した内容だけでなく、転職活動における様々な場面を想定したやり取りについて実際の体験例をまじえながら紹介していることもインテリゴリラの強みの一つです。いざという時の備えのためにインテリゴリラに登録して先行体験記に目を通していただくことをおすすめします。

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