転職の入社の手続きで必要な書類を紹介｜入社手続きは私服でも良い？

従業員の雇用が決まったのであれば、会社は保険加入の手続き代行、社会保険や所得税、住民税の天引きなどの準備を行う必要があります。
そのため、内定が決まったら、会社に提出する書類を準備しなければいけません。

前職の退職時に受け取る年金手帳など、転職先で用意されず事前に準備しておく必要のある書類は、紛失しないようにしましょう。
これからお世話になる会社に負担をかけないためにも、入社後の書類提出は滞りなく円滑に進めることが大切です。

書類の提出を円滑に進めることは、今後働く上での信頼や信用にも繋がります。

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内定が決まったら会社に以下の書類を提出します。
ほとんどの会社で提出が必要な書類ですので、紛失しないように気をつけましょう。

• 年金手帳
• 扶養控除等申告書
• 雇用保険被保険者証
• 健康保険被扶養者異動届
• 源泉徴収票
• 給与振込先の届書

年金手帳は、年金に加入するために必要で、基本的に会社が保管する書類です。
前職を退職する際に受け取った年金手帳は、そのまま入社した企業に提出しましょう。
年金手帳を紛失してしまった場合は、社会保険事務局で再発行できます。

源泉徴収票も年金手帳と同様に退職した会社から受け取ります。
退職した年内に転職する場合は、転職先で年末調整をする必要があるため、源泉徴収の提出が必須です。
前年に退職して年が明けてから入社する場合、提出する必要はありません。

雇用保険被保険証も退職した会社から受け取ります。
雇用保険に加入するために必要な書類ですので、必ず提出しましょう。
紛失した場合は、管轄のハローワークに行けば、再発行してもらえます。

給与の振込先の口座を知らせるために必要な書類です。
ほとんどの場合、転職先の会社で用紙が用意されているので、その用紙に記入し提出します。
会社によっては、支店名と口座名が記載された通帳のコピーを求められる場合があります。
書類に捺印のスペースがある場合は、銀行の届け印と同じものを押す必要はなく、認印での捺印で問題ありません。

扶養控除等申告書は、社会保険、税金の手続きのために必要です。
転職先の会社で用紙が用意されているので、そちらに記入をしましょう。
ただし、扶養家族がいない場合は、氏名、生年月日、世帯主の氏名と続柄、個人版後、住所、配偶者の有無のみの記入となります。

扶養家族がいる場合は、他の欄も記入が必要です。
捺印に関しては、認印で問題ありません。

社会保険の手続きに必要な書類で、扶養家族がいる場合のみ提出します。
扶養控除等申告書と同じく、書類は転職先の会社で用意されます。
捺印が必要になりますが、こちらも認印で問題ありません。

近年では、就職時にマイナンバーの提出が求められます。
雇用保険届出の作成などに必要となるため、速やかに提出するようにしましょう。

また、雇用保険などの社会保障や税金の関係で、マイナンバーを提出することは義務として法律で定められています。
法令上の罰則はないため、マイナンバーの提出を拒否することも可能です。
ですが、義務であるため速やかにマイナンバーを伝えるようにしましょう。

もし、拒否したとしても「マイナンバーの提出は義務である」と説明され、提出が求められます。
それでも提出しない場合は、会社側が提出を求めたことなどを記録し、会社側の義務違反ではないことを証明しておく必要があります。

以上のように、提出しなければ会社に迷惑をかけてしまうことになるので、何か特別な理由がないのであれば提出しましょう。

また、会社によって異なりますが、求められる可能性がある書類は以下の通りです。

• 入社誓約書
• 健康診断書
• 雇用契約書
• 従業員調書
• 住民票記載事項証明書
• 卒業証明書
• 身元保証書
• 免許・資格関連の証明

雇用契約書には、労働条件などが明記してあります。
会社と雇われた人の双方が賃金や労働時間等の条件を納得していることを証明するために提出します。

入社誓約書は、内定通知に対して提出する書類です。
就業規則、履歴書の記載事項、秘密保持及び守秘義務、損害賠償に関することが記載されています。
署名・捺印する際は、職種やポジション、入社予定日といった条件や待遇などを確認しましょう。

身元保証書は、保証人本人が署名・捺印して提出します。
入社後に問題を起こしてしまった場合、連帯して賠償責任を負う人であるため、保証人は親族から選ぶのが一般的です。

会社が入社する際に、履歴書と同じ住所に住んでいるかを調べるために必要な書類です。
用紙は会社で受け取ることができますが、書類の手続きは市区町村の役所で行います。

本当にその学校を卒業したかどうかの証明のために、卒業証明書を求められる場合があります。
卒業証明書を紛失している場合は、学校と郵便でのやり取りとなり、発行まで時間がかかってしまいます。
会社に提出する際は、原本ではなくコピーの提出で問題ありません。

会社によっては、本当に業務に必要なスキルを身につけているのか確認するため、資格の証明書を求められる場合があります。
資格や免許に対する手当、資格や免許が必要な職では提出を求められることが多いです。

家族の情報などを記載する書類で、人事管理の際に利用されます。
近年では、履歴書の内容を代用することが多いため、従業員調書を求める会社は少ないです。

前の会社での健康診断書を提出しても良い場合もありますが、入社までに医療機関への健診を求められる場合もあります。
医療機関への健診を求められた場合は、実費なのか会社負担なのかを確認するようにしましょう。

書類であるため、紛失してしまったり発行手続きが遅く受け取れていないなど、期日までに準備ができないことはよくあります。
会社に提出する書類は公的な書類であるため、紛失した場合は再発行できるものが多いです。

ただし、書類の再発行には時間がかかる場合もあり、紛失したと気づいた時点ですぐに再発行の申請をするようにしましょう。
また、転職先が発行した書類を紛失してしまった場合も、入社前から書類を無くしたことを気まずいと思わず、正直に話すことが大切です。

発行手続きの関係で書類の準備ができていない時も同様、会社にその旨をしっかりと伝え、いつ頃なら提出ができるかの目処も話しておきましょう。
問題が起きても全て正直に話すことで、しっかりとした信頼関係を築くことができます。
もし、正直に話さずに書類提出を先延ばしにしているのであれば、職場の人からの第一印象が悪くなり、入社直後から働きにくい環境になってしまう可能性もあります。

入社の手続きを行う場合、服装に関しては、まず会社から要求されている服装を確認しましょう。
会社側からスーツ指定されている場合はスーツで手続きをし、私服でも良いのであれば私服にしましょう。
ただし、私服を着ていく際も派手になりすぎたり無駄にアクセサリーをつけすぎたりしないよう注意しなくてはいけません。

会社に私服を着ていく際は、オフィスカジュアルを意識し、なるべくシンプルな服装を選ぶのが一番です。
男性女性どちらも清潔感を意識し、紺、白、黒、茶などの色を選びましょう。
胸元が大きく開いた服や丈の短いスカート、柄の主張が強い服装は、オフィスカジュアルとは言えません。
自分の服装が会社の人からどう思われているか気になる場合は、「今日のような服装で問題はないでしょうか？」と一言聞いてみるのもよいでしょう。

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第一印象を悪くしないためにも、書類の提出を求められたのであれば、速やかに提出するようにしましょう。

また、会社によって必要な書類は異なります。
一般的に、年金手帳や扶養控除等申告書、雇用保険被保険者証、健康保険被扶養者異動届、源泉徴収票、旧振込先の届書の6つの書類は求められますが、その他の書類が求められるかは、転職先の会社によります。

求められている書類を確認し、期日までにしっかりと提出しましょう。
何か問題が起きて、期日までの提出が難しい場合は、把握した時点で会社に伝えることが重要です。

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