内定辞退のマナーについて｜内定辞退はメールでも良い？

内定辞退の申し出はどのように伝えたらよいのでしょうか？
この記事では、内定辞退の申し出についての具体的な事例を紹介しながら、気をつけるべきポイントやタイミングについて解説します。

内定辞退の連絡は、辞退を決めた時点で、速やかに伝えることが大切です。企業はあなたの入社を想定して他の人の採用をストップしている場合も多いため、気が引けるかもしれませんが連絡は必ず行うべきです。

内定辞退の連絡の手段については、メールを使用するケースが一般的になってきており、速やかに辞退の報告をメールで行いましょう。
連絡の際は、誠意を持って辞退の理由を簡潔に伝えた上、面接の機会を与えてくれたことに対する感謝を述べます。また、相手に負担をかけたことに配慮し、お詫びの言葉も添えましょう。

インテリゴリラが内定者に直接インタビューした情報によると、転職活動をしようと考えている方や、既に始めている方の多くが持っている悩みは3点あります。

転職活動は新卒の就職活動よりも難易度が高いです。その理由は、年齢・現職の業界や業務内容・志望業界などが無数に存在し、「とりあえずココに行けばOK」のような正解がありません。企業選びをする上で、転職軸を決め、内定を獲ることができるかを検討したいです。
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次にメールでの内定辞退をする際のメリットとデメリットについて紹介します。

メールでの内定辞退の連絡は失礼ではないかとデメリットに感じてしまう人もいるかもしれませんが、それはメールの内容やタイミングが問題である場合が多いです。むしろ、きちんとしたメールでの内定辞退のほうが、自分だけではなく、企業側にとってもメリットがあるのです。

メールでの内定辞退のメリットは次の２つです。

・企業の担当者の時間を取らない
仮に訪問や電話で謝罪をする場合、企業の担当者の時間を取ってしまうことも多いです。忙しい現代社会においては、相手の時間を奪ってしまうことのほうが失礼である可能性も高いのです。メールであれば、時間を取ってしまうことはなく、企業の担当者は自分の手が空いた時間に読めるため、無駄な時間を使わせることがないためメリットであると言えるのではないでしょうか。

・緊張しない
内定辞退をメールで伝える場合、自分にとってのメリットも大きいです。
なぜなら、訪問や電話での内定辞退の報告は、緊張する可能性も高く、本来伝えるべきことが緊張で話せなくなってしまうことも起こり得るからです。メールであれば、緊張することはありません。また、事前に要点をまとめて簡潔な文章になっているかをチェックすることができますし、言葉遣い等についても事前に確認ができます。そして、感謝とお詫びの気持ちを練り直すこともできるのです。

内定辞退メールの注意点について紹介します。

内定辞退のメールは速やかに
内定辞退を決めた時点で、速やかに企業の担当者へ連絡をしましょう。企業はあなたの代わりの人材を探さなければならなくなる可能性が高く、できる限り速やかに連絡を行うことが内定先企業に対する誠実な対応です。

企業の営業時間内に連絡を
内定辞退の連絡は、企業の営業時間内に連絡をするようにしましょう。
特にメールでの連絡は深夜や明け方など企業の担当者が確認出来ないような時間帯は絶対に避けるべきです。

内定辞退を伝える際のポイントについて紹介します。

内定辞退を伝える際の文章構成は、「お礼→内定辞退の理由→お詫び→締めの言葉」とするのがポイントです。まず、内定をくれたことに対するお礼を述べます。その後で内定辞退の理由を述べます。内定辞退の理由については具体的に述べずに”検討した結果辞退する”という程度でも問題ありません。また、他社の内定を受けることにしたという場合には、具体的な社名まで伝えるのは控えた方がよいでしょう。

内定辞退メールの例を紹介します。

メールで内定辞退の連絡をする場合には、先方の担当者の見落としを防ぐために「内定辞退のご連絡／氏名」などのような件名にするのも大切なポイントです。

件名：内定辞退のご連絡／氏名◯◯  ◯◯

本文：株式会社□□　□□
人事部　部長□□様

お世話になっております。
先日内定のご連絡をいただきました、◯◯です。

この度は、内定をいただきまことにありがとうございました。
まことに心苦しいのですが、慎重に検討させていただいた結果、
内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

内定までに何度もお時間を頂戴したにも関わらず、
このようなご連絡となってしまいまことに申し訳ございません。
また、本来であれば貴社へお伺いの上、直接お詫びを申し上げるべきところではございますが、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

□□様をはじめ、採用に関わって下さった皆様には心より感謝しております。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名

内定辞退のメールを送付後に先方から返信メールがあった場合、さらに返信する必要はあるのでしょうか？

次の3パターンの様に返信内容別に対応を紹介します。

先方から了承の返信がきた場合
一般的に先方が内定辞退を了承してくれた場合には、返信する必要はありません。やり取りを続けることによって担当者の負担になってしまうことも考えられますので、先方から了承の返信がきた時点でやり取りは終えましょう。

先方から電話がきた場合
まれに担当者が電話をかけてくることがあります。もし、電話がかかってくるまでにメールで辞退の理由詳細について聞かれるなどのやり取りがあった場合には、内定辞退を考えなおして欲しい旨の説得や新しい条件の提示があることも
考えられます。しかし、内定辞退を決心したのであれば、自分の考えや気持ちを正直に丁寧な言葉で伝えましょう。

辞退理由の詳細を聞かれた場合
内定の辞退理由の詳細についての説明を求められる場合は、企業の担当者には次の２つの考えがあることが多いです。１つは、あなたの内定辞退の理由を正確に把握し、今後の採用活動に活かしたいという考えです。もう１つの考えは、あなたを内定辞退を何とかしてくつがえしたいという考えです。説得を試みたり、新たな条件の提示などで妥協点を探りながら内定辞退を取り下げる糸口がどこかにないかを探っている可能性もあります。しかし、自分の気持ちを正直に伝えることがお互いのためですから、お礼とお詫びを述べながら丁寧な言葉ではっきりと断るのがよいでしょう。

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以上、内定辞退のメールについて紹介しました。

内定辞退の連絡方法はメールでも問題はありません。しかし、内定の辞退を決心した時点で速やかにメールを送ることが大切です。また、内定辞退のメールを送る際の文章構成は、「お礼→内定辞退の理由→お詫び→締めの言葉」とするのがポイントです。

内定を辞退した企業との接点が今後の社会人生活で生まれる可能性もあるため、企業側に悪い印象を残さないようにマナーを守って丁寧な対応を心がけましょう。

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