ビジネスメールの「返信」の基本マナー心得!書き方・例文をチェック!

ビジネスメールの「返信」の基本マナー心得!書き方・例文をチェック!

リクルートやベンチャー企業での経験をもとに、ビジネスメールの「返信」の基本マナー心得などを解説します。
これまでの実務経験をもとに、書き方や例文などもご紹介します。
ビジネスメールでの返信にお困りの方がいれば、是非、一度記事をご覧下さい。

記事の目次

  1. 1.ビジネスメールの返信は基本的に必須
  2. 2.ビジネスメールの返信のマナー
  3. 3.ビジネスメールの返信の書き方
  4. 4.ビジネスメールの返信の例文①社内
  5. 5.ビジネスメールの返信の例文②取引先
  6. 6.ビジネスメールの返信の疑問点・対処法
  7. 7.転職したいならおすすめの転職エージェント
  8. 8.転職サイトと合わせてみるべきおすすめのサイト
  9. 9.ビジネスメールの返信は定型を意識して素早く書くべし!

ビジネスメールの返信は基本的に必須

フリー写真素材ぱくたそ

ビジネスメールの返信は基本的に必須となります。

メールを受け取り、そのままにしておくというのは、基本的にはビジネスをする上でマナー違反になります。
もちろん、営業メールなど返信する必要はありませんが、 ビジネスをしている相手からのメールについては、きちんと返信するようにしましょう。
また、常に感謝の気持ちを伝え、具体的なお礼の言葉も入れる事で、やり取りがスムーズになるのがビジネスメールです。

ビジネスメールの返信のマナー

Photo byFree-Photos

ビジネスメールの返信のマナー

  • ビジネスメールはできる限り早く返信する
  • 自動返信メールの利用もおすすめ
  • 営業時間内に返信する
  • 件名は変更しないで返信する

ビジネスメールはできる限り早く返信する

ビジネスメールの返信のマナーとして、できる限り早く返信するという点があります。

ビジネスシーンにおいて、相手からメールが来るという事は、当然ですが、何かしら要件があって連絡が来ています。

その為、レスポンスが早ければ、相手の満足値も高くなります。
そして、早いタイミングで返信を出来れば、トラブルが起こっても対応できる可能性が高まりますし、逆に、返信が遅いと、トラブルが深刻化したり、そもそも、タイミングを逃して、相手からすると、何で今更返信してきたのだろうと、不信感を抱いてしまう事もあります。

自動返信メールの利用もおすすめ

ビジネスメールの返信のマナーとして、 自動返信メールの利用も活用した方が良いケースもあります。
個人充てに来たメールは、個別で返信するのが基本ですが、出張で会社を空けたり、長期休暇の場合は、 自動返信メールの利用もおすすめです。

営業時間内に返信する

ビジネスメールの返信のマナーとして、 営業時間内に返信するという点があります。

基本的には、相手にメールを返信する時間帯にも気を遣う事が大事になります。
営業時間が終わった夜遅い時間や、休みの日などにメールをしてしまうと人によっては、あまりいい印象を持たない人もいます。
最近では、チャット機能なども進化し、24時間、どこでも連絡が取りやすい環境になっていますが、お客様のタイプに合わせて、返信する時間にも気を遣いましょう。

件名は変更しないで返信する

ビジネスメールの返信のマナーとして、 件名は変更しないで返信するという点があります。

メールの件名を変更してしますと、どんな案件でやり取りしていたか分からなくなるケースがあります。
その為、  基本は、件名は変更しないで返信するのがマナーになります。

ビジネスメールの返信の書き方

Photo byniekverlaan

ビジネスメールの返信の書き方

  • 定型を意識して書く
  • 引用を有効活用する
  • 正しい言葉遣いで書く

定型を意識して書く

ビジネスメールの返信の書き方として、定型を意識して書くという点があります。

ビジネスメールに基本的な型があるので、 定型を意識した書き方をすることで、受けてからの印象は良くなります。
基本的なマナーが出来ていないマイナス印象となるので、定型は抑えておくようにしましょう。

引用を有効活用する

ビジネスメールの返信の書き方として、 引用を有効活用するという点があります。

基本は文脈に沿っての返信が相手のマナーですが、場合によっては、相手からの項目を引用して返信した方が、ポイントが分かりやすいケースもあるので、状況によって使い分けましょう。

正しい言葉遣いで書く

ビジネスメールの返信の書き方として、 正しい言葉遣いで書くという点があります。
ビジネスメールも会話する時と同じで、 正しい言葉遣いをしないと、相手からの印象は悪くなります。
返信する前に、 正しい言葉が使われているかや基本マナーを確認して、返信するようにしましょう。

ビジネスメールの返信の例文①社内

Photo bygeralt

ビジネスメールの返信の例文①社内

  • 上司との訪問日時調整の返信の例文
  • 上司に依頼したい時の返信の例文
  • 上司への進捗報告の返信の例文
  • 上司から注意された際の返信の例文

上司との訪問日時調整の返信の例文

ビジネスメールの返信の例文①社内として、 上司との訪問日時調整の返信の例文の書き方は下記になります。

<例文>

件名
Re:〇〇様への訪問日時

本文
○○部長

お疲れ様です。
表題の件、承知しました。

当日は、13時には弊社を出て向う段取りにしておきますので、よろしくお願いします。

ご連絡いただきありがとうございました。

○○

上司に依頼したい時の返信の例文

ビジネスメールの返信の例文①社内として、 上司に依頼したい時の返信の例文の書き方は下記になります。

<例文>

件名
Re:〇〇様への提案資料について

本文
○○部長

お疲れ様です。
表題の件、ご連絡ありがとうございます。

資料の件ですが、草案を作成しましたので、先方に提出前に、ご査収頂いてもよろしいでしょか?

お手数ですがよろしくお願いします。

○○

上司への進捗報告の返信の例文

ビジネスメールの返信の例文①社内として、 上司への進捗報告の返信の例文の書き方は下記になります。

<例文>

件名
Re:〇〇様の商談状況について

本文
○○部長

お疲れ様です。
表題の件、ご連絡ありがとうございます。

○○社への商談状況ですが、現在提案資料を提出し、
明日までに一旦の回答を頂く予定です。

慎重あればお伝えしますので、よろしくお願いします。

○○

上司から注意された際の返信の例文

ビジネスメールの返信の例文①社内として、 上司から注意された際の返信の例文の書き方は下記になります。

<例文>

件名
Re:〇〇様への対応の改善について

本文
○○部長

お疲れ様です。
表題の件、ご連絡ありがとうございます。

また、○○様へ対応で、私のミスでお手数をお掛けし申し訳ございません。
先方へは、代替案として○○をご提案しています。

ご指導頂きまして、ありがとうございました。
お手数をお掛けしますが、よろしくお願いします。

○○

ビジネスメールの返信の例文②取引先

フリー写真素材ぱくたそ

ビジネスメールの返信の例文②取引先

  • 打ち合わせ確認への返信の例文
  • 退職者への返信の例文
  • 感謝の例文
  • お礼の例文
  • 依頼受注のお知らせの例文

打ち合わせ確認への返信の例文

ビジネスメールの返信の例文②取引先の、 打ち合わせ確認への返信の例文の書き方は下記になります。

Re:〇〇に関するミーティングの日程

本文
株式会社〜
営業部 ◯◯様

お世話になります。
株式会社○○の○○です。

表題の件、ご調整ありがとうございます。

下記日時でお時間頂けますと幸いです。

◯月◯日(◯)○○時〜

お手数ですが、ご確認の程よろしくお願いします。
また、○○様のいつもご丁寧なご対応、お礼申しげます。

株式会社○○
営業部 ○○

退職者への返信の例文

ビジネスメールの返信の例文②取引先の、退職者への返信の例文の書き方は下記になります。

Re:退職のご挨拶

本文
株式会社〜
営業部 ◯◯様

お世話になります。
株式会社○○の○○です。

表題の件、ご連絡ありがとうございます。

○○様が退職と聞かれ、大変驚きました。

本来なら、直接お伺いしお礼をお伝えすべきですが、
本日が最終出社日との事ですので、取り急ぎ、メールにてお礼の言葉をお伝えさせて頂きます。

○○様には、○○の案件で大変お世話になり、お礼申し上げます。

また、○○様の今後のご活躍、心より祈っております。

本当に今までお世話になりました。

また、お会い出来る日を楽しみにしています。

株式会社○○
営業部 ○○

感謝の例文

ビジネスメールの返信の例文②取引先の、感謝の例文の書き方は下記になります。

Re:〇〇について

本文
株式会社〜
営業部 ◯◯様

お世話になります。
株式会社○○の○○です。

表題の件、ご丁寧にご連絡頂きありがとうございます。
大変うれしいお言葉を頂き、厚く御礼申し上げます。

今後も、○○様に喜んで頂けるよう、最善を尽くしますので、引き続きよろしくお願い致します。
また、いつもご丁寧な対応、お礼申し上げます。

株式会社○○
営業部 ○○

お礼の例文

ビジネスメールの返信の例文②取引先の、お礼の例文の書き方は下記になります。

Re:〇〇の案件について

本文
株式会社〜
営業部 ◯◯様

お世話になります。
株式会社○○の○○です

この度は、○○の件で大変お世話になり、感謝しております。

○○様のお陰で、○○プロジェクトは無事に完遂できたと考えています。

また改めて直接お伺いし、お礼の言葉をお伝えできたらと思いますので、よろしくお願いします。

取り急ぎ、メールにてお礼申し上げます。


株式会社○○
営業部 ○○

依頼受注のお知らせの例文

ビジネスメールの返信の例文②取引先の、 依頼受注のお知らせの例文の書き方は下記になります。

Re:〇〇の商品について

本文
株式会社〜
営業部 ◯◯様

お世話になります。
株式会社○○の○○です。

表題の件、ご連絡ありがとうございます。

早速ではありますが、○○の商品について、○○個、発注をお願いできれば幸いです。
詳細は添付の発注書をご確認下さい。

いつも迅速なご対応、お礼申し上げます。

株式会社○○
営業部 ○○

ビジネスメールの返信の疑問点・対処法

Photo byTumisu

ビジネスメールの返信の疑問点・対処法

  • Reが増え過ぎた時は減らすべきか
  • 返信の返信はどこまで必要か
  • 返信不要と書いてあるメールは返信すべきか
  • CCで来たメールは返信すべきか

Reが増え過ぎた時は減らすべきか

ビジネスメールの返信の疑問点・対処法として、件名にReが増え過ぎた時は減らすべきかのケースは下記になります。

基本的には、そのまま返信する事がベターです。

途中で件名を変更してしまうと、やり取りをさかのぼる事ができなくなるので、そのまま返信するようにしましょう。

もちろん、別の案件で連絡したい際は、別の件名で新規メールを作成しやり取りをしてもいいですが、メールの数が多くなり過ぎると、相手も煩わしくなるので、最小限のコミュニケーションで伝えるようにしましょう。

返信の返信はどこまで必要か

ビジネスメールの返信の疑問点・対処法として、 返信の返信はどこまで必要かのケースは下記になります。

基本的には、自分で返信が終わるのがマナーになります。

特に上司や取引先とのやり取りでは、自分の返信で終わっておく方が、マナー的には無難かと思います。

返信不要と書いてあるメールは返信すべきか

ビジネスメールの返信の疑問点・対処法として、 返信不要と書いてあるメールは返信すべきかのケースは下記になります。

状況によりますが、上司や取引先が相手の場合は、返信しておくことが基本のマナーになります。
返信して、先方が忙しくて返信できないというケースもあると思いますが、それでも、こちらから返信は一応しておく方が、マナーとしてはベターです。

CCで来たメールは返信すべきか

ビジネスメールの返信の疑問点・対処法として、 CCで来たメールは返信すべきかのケースは下記になります。

基本的には返信の必要はありません。
ただし、自分の担当領域の場合は、必要に応じてお礼メールを送ったり、指示を出すことも必要なケースがあります。
一旦は、メインの担当者にやり取りは任せ、お礼を伝える必要等あれば、臨機応変に対応するようにしましょう。

転職したいならおすすめの転職エージェント

転職エージェントの利用をおすすめする理由

転職志望の貴方のために、下記の3つの条件を満たす転職サイトを厳選しました。

  1. 幅広い業界の求人(非公開を含む)を保有している可能性が高いか
  2. 適性に見合った大手・有名企業の求人も提案できる力を保有しているか
  3. 転職を手厚くサポートできる体制と優秀なエージェントが社内にいるか
具体的におすすめな転職エージェントは下記のとおりです。
(登録自体は3分程度、完全無料で費用等は一切かかりません)

おすすめの転職エージェント

  • リクルートエージェント|求人数No.1・優秀なコンサルタント
  • doda|求人数No.2・転職サポートが評判
  • パソナキャリア|最高評価の手厚いサポート
  • JACリクルートメント|ハイキャリアの転職サポートで実績No.1
  • ビズリーチ|ハイクラスの優良求人を多数掲載
  • レバテックキャリア|IT・WEB業界に特化・業界トップクラスの実績

リクルートエージェント|求人数No.1・優秀なコンサルタント

[引用元:https://www.r-agent.com/]

リクルートエージェント』は、求人保有数・内定数ともにNo.1の国内最大手の総合転職エージェントです。
担当になるアドバイザーによってサービス品質やサポートの手厚さに差があると言われますが、口コミ調査ではどの指標も総じてトップレベルで、第二新卒や未経験向け求人からハイキャリア層まで幅広いユーザーからの支持を集めています。
業界最大手なので、大企業やメガベンチャーへの多数の転職実績もあり、下記の2つの大きなメリットがあります。

  • 社内に圧倒的な企業情報や選考ノウハウの蓄積
  • 業界最大手ゆえのNo.1の非公開求人保有量
転職を考えているのであれば、最初に登録すべき転職エージェントでしょう。

リクルートエージェント 登録フォームはこちら

doda|求人数No.2・転職サポートが評判

[引用元:https://doda.jp/]

doda』は、転職サポートに定評のある国内トップクラスの総合転職エージェントです

求人保有数はNo.1では無いものの、担当アドバイザーによってサービスの質が異なるという口コミも少なく、サポート体制がしっかり構築されているエージェントだと言えます。
また履歴書添削・面接対策等の実践的なサポートも手厚く評判の良いエージェントの1つです。
リクルートの担当者が微妙なこともあるため、必ず登録しておきましょう。

また、転職サイト内にある『転職人気企業ランキング』(下記で詳しく解説しています。)は転職市場でどのような企業が人気なのかを知りたい人には参考になるので一見の価値はあります。

doda 登録フォームはこちら
転職で、サイトに掲載されていない【非公開求人】を活用する方法とは?

パソナキャリア|最高評価の手厚いサポート

[引用元:https://www.pasonacareer.jp/]

パソナキャリア』は、2020年オリコン顧客満足度調査1位の総合転職エージェントです

手厚いサポート・フォローには定評があり、初めての転職に不安がある方には特におすすめです。本当にたくさんの求人を提案してくれるので、転職市場の動向を知りたい人や、色々な求人を見比べて見て判断したい人にもおすすめです。

求人数では業界最大手の『リクルートエージェント』や『doda』には劣るものの、求人情報の収集先として活用することもできるので、他の転職エージェントと併用して利用することをおすすめします。

パソナキャリア 登録フォームはこちら

JACリクルートメント|ハイキャリアの転職サポートで実績No.1

[引用元:http://www.jac-recruitment.jp/]

JACリクルートメント』は、外資系・大手日系企業のグローバル案件については国内実績No.1で、管理職ラスや年収800万円以上のハイキャリア層向けエージェントの中では間違いなく求人の質・量共にトップレベルといえるでしょう。

特にグローバルポジションの管理職や専門職求人を豊富に抱えています。
また、他の転職エージェントと異なり企業担当がアドバイザーを兼務しているため、企業の情報を詳細に知ることができ、面接対策なども非常に手厚いです。そのため選考通過率が圧倒的で、年収交渉もしっかりやってくれると好評です。

アドバイザーの提案力も高く、希望求人以外にも自分の志向にあったおすすめの求人をしてくれると好評なので、キャリアやスキルに自信のある方は、是非登録して利用してみてください。

JACリクルートメント 登録フォームはこちら

ビズリーチ|ハイクラスの優良求人を多数掲載

[引用元:https://www.bizreach.jp/]

ビズリーチ』は求職者とヘッドハンター・求人企業とを繋ぐハイクラス向け転職サービスです

登録すると希望の条件・経験にあった求人の紹介やヘッドハンターからのスカウトが届きますが、ヘッドハンターの質はばらつきがあるため、しっかりと見定める必要があります。

また、ハイクラス向けに特化した転職サイトなだけあり、年収1000万円以上の求人が求人全体の約3~4割を占めるため、自分のキャリアを上げていきたい方は現在の市場価値を測るためにも登録しておいて損はないでしょう。

ビズリーチ 登録フォームはこちら

レバテックキャリア|IT・WEB業界に特化・業界トップクラスの実績

[引用元:https://career.levtech.jp/]

レバテックキャリア』は業界トップクラスの求人数と内定実績を誇る、ITエンジニア専門の特化型転職エージェントです

IT・WEB業界の急成長中の人気ベンチャーや大手企業まで幅広く求人を保有しており、エンジニアやデザイナーがスキルを活かしたキャリアアップを実現できる企業選びを全力でサポートしています。

他の転職エージェントと比較してきめ細やかな対応を受けることができ、また業界や技術への知見が深いアドバイザーが多数在籍しているため、エンジニア視点でのアドバイスを受けることができる点も好評です。
ITエンジニアの方で転職を考えられている方は、まず最初に登録すべきサイトでしょう。

レバテックキャリア 登録フォームはこちら

転職サイトと合わせてみるべきおすすめのサイト

おすすめの転職サイト

  • 圧倒的高品質な選考情報ならインテリゴリラ
  • 自分の市場価値を確認するならミイダス
  • 口コミから企業を知るなら転職会議
  • 今人気の企業を知るなら転職人気企業ランキング

圧倒的高品質な選考情報ならインテリゴリラ

インテリゴリラ』は最難関企業への転職を目指す若手ハイキャリア向けに、
実際に内定を獲得した方々から独自の方法で入手した
完全非公開の選考情報をご提供している転職メディアです。

インテリゴリラ 掲載企業一覧はこちら

各業界トップ企業の選考体験記が豊富

[例:Googleの選考体験記]

上記一例でGoogleの選考体験記を載せましたが、
他にもマッキンゼー/リクルートグループ/メルカリ/エムスリー/ベルフェイス/LINEなど、
各業界No.1の難関企業の選考体験記が掲載してあります。

また、一般的な選考体験記と大きく異なり、インテリゴリラの選考体験記からは
下記の情報が得られます。

・内定者が職務経歴書で何をPRしたのか
・面接での質問とそれに対する効果的な解答とNG解答例
・内定者から応募者への面接アドバイス


「読むだけで内定獲得の勝ち筋がわかる」ほど詳細な選考情報が網羅されていることです。

【期間限定公開中】Googleの選考体験記はこちら
【アクセンチュア・楽天・Amazonなど】選考体験記掲載企業一覧はこちら

業界経験のあるNo.1エージェントが在籍

GoogleやAmazon、デロイトトーマツコンサルティングやPwCコンサルティング、楽天をはじめとするメガベンチャーなど世界トップクラスの名だたる企業での勤務経験のあるエージェントや現役社員からサポートを受けられることもあります。

内定をもらうためのコツや実際働いてみてのやりがいなど、生の声を聞く事もできます。

インテリゴリラ 掲載企業一覧はこちら

特別選考へ挑戦できる

会員登録いただいた方限定で書類審査なし/1次面接免除/社長面接確約/土日面接など、
最難関企業の特別選考
のご案内ができる可能性があります。

自分のスキルやキャリアに自信のある若手の方は、
志望難関企業の内定に近づくために是非登録しておきましょう。

インテリゴリラ 掲載企業一覧はこちら

自分の市場価値を確認するならミイダス

[引用元:https://miidas.jp/]

転職アプリの『ミイダス』は自分の経験・スキルと他の転職者のデータを照らし合わせる事で
市場価値を分析し、ニーズに合う企業から直接オファーが届くサービス
です。

また、「自分のビジネスマンとしてのスキル」や「パーソナリティ」を診断することで、
より自分にフィットしたオファーを受け取ることが可能になります。

ミイダス 公式サイトはこちら

自分の市場価値を測れる

[引用元:https://miidas.jp/]

ミイダスの主な特徴は「自分と似た経歴・年齢・スキルを持つ方の転職実績」や「自分が興味のある業界・業種にどんな方がいくらの年収で転職できたのか」を知れることです。

転職エージェントに聞くよりも客観的な自分の市場価値を知ることができます。

ミイダス 公式サイトはこちら

企業からのオファーを受け取れる

[引用元:https://miidas.jp/]

ミイダス経由で企業から来るオファーは「面接確約」のため、
書類選考なく面接をすることができるのも大きな特徴です。

情報登録するだけで勝手にオファーが来るので、
忙しくて転職活動にあまり時間がかけられない方には特におすすめです。

ミイダス 公式サイトはこちら

口コミから企業を知るなら転職会議

[引用元:https://jobtalk.jp/]

転職会議』は、転職口コミ数300万件以上・会員数700万人以上の国内最大級の口コミ情報サイトです。

転職先として気になる企業の中で働く方の口コミを事前に確認しておく事は、
入社後に「そんなはずじゃなかった。」と後悔しないためにも非常に重要です。

数ある口コミサイトの中でも、転職会議は最も信頼のおける情報源として活用すべきです。

また、登録したプロフィール情報を基に自分に適した求人を検索することもできるため、求人サイトとしての利用も可能です。

転職会議 登録フォームはこちら

企業の口コミがチェックできる

[引用元:https://jobtalk.jp/]

転職会議では、実際に働いていた元社員や現社員の企業口コミをチェックすることができます。

残業時間、有休消化率、年収、平均年齢といった情報が図やグラフで分かりやすく説明されているのが特徴です。

また、口コミは面接・選考、退職理由、福利厚生、ワークライフバランスなどカテゴリ分けされており、リアルな口コミを確認することができます。面接が何回行われたかといった具体的な情報も手に入れることができます。

転職会議 登録フォームはこちら

口コミと一緒に求人が探せる

[引用元:https://jobtalk.jp/]

転職会議では企業の口コミだけでなく、求人も掲載されています。

各企業で求人がある場合は、口コミページに「募集している求人」として求人が載っているので非常に分かりやすいです。口コミも求人も一緒に確認したい人は無料登録してみましょう。

転職会議 登録フォームはこちら

今人気の企業を知るなら転職人気企業ランキング

[引用:https://doda.jp/guide/popular/]

転職サイト『doda』のサイト内にある『 転職人気企業ランキングは、ビジネスパーソン約5,000人に「転職するならどこの企業を選ぶ?」というテーマで調査をした結果をランキング形式で掲載している、信憑性の高いランキングが集まっているサイトです。

どの企業が人気なのか、どの求人が人気なのか毎年のトレンドがわかります。

上位は大手有名企業が中心ですが、自分が知らない隠れ人気企業や求人が紛れている可能性があるため、人気企業への転職を考えられている方は直近のトレンドを確認するためにも
登録しておいた方が良いでしょう。

doda 登録フォームはこちら
転職で、サイトに掲載されていない【非公開求人】を活用する方法とは?

信憑性の高いランキングが集まっている

[引用:https://doda.jp/guide/popular/]

 
転職人気企業ランキングは転職サイトのdodaが調査を行っているので信憑性があります。

ランキングは、総合・業種別・職種別・男女別・年代別・年収別・職位別になっているので求人探しの参考になります。

doda 登録フォームはこちら

ビジネスメールの返信は定型を意識して素早く書くべし!

ビジネスメールの返信は定型を意識して素早く書くようにしましょう。
ビジネスメールでは、内容を確認したり、お礼を伝えたり、こちらの意志表示をするのに非常に有効なツールです。

しかし、定型を意識しないと相手にお礼の気持ちも伝わり辛かったり、逆に、マイナスの印象を与えてしまう事もあります。

定型を意識しながら、素早い返信を心がけましょう。

有名企業の選考体験記一覧はこちら

YUTA
ライター

YUTA

新卒でリクルートに入社し、その後、リクルートOBが経営する転職エージェントで、RA及びCAを担当。 現在は、某企業の取締役。 転職エージェントでの経験と知識及び、会社経営から得た知識をもとに記事を執筆。

関連記事

目次

人気記事ランキング