ビジネスメールの基本「挨拶」の文例集!初めての相手への書き方は?

ビジネスメールの基本「挨拶」の文例集!初めての相手への書き方は?

メールは昔からビジネスのシーンでは重要とされ、本題の書き方から挨拶の書き方まで多くのマナーが存在します。特に非対面でのコミュニケーションが重要な今、メールでの挨拶はより一層重要となっています。そこで本記事ではビジネスメールについて徹底解説を行っていきます。

記事の目次

  1. 1.ビジネスメールはマナーを守って書くのが大切!
  2. 2.ビジネスメールの書き方の基本的なマナー
  3. 3.ビジネスメールの挨拶の基本的な書き方
  4. 4.ビジネスメールの挨拶の文例・例文【シーン別】
  5. 5.ビジネスメールの挨拶の文例・例文【関係者別】
  6. 6.ビジネスメールの挨拶の文例・例文【季節の挨拶】
  7. 7.ビジネスメールは相手や季節で使い分けるのが大切

ビジネスメールはマナーを守って書くのが大切!

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このサイトを読んでくれてるビジネスマンの中には、今よりもレベルを上げ、一歩上のビジネスマンとしてのスキルを磨き人が多いでしょう。
現在ではコロナウィルスの影響でオンライン化が進み、以前に比べ非対面でのコミュニケーションスキルの重要性が見直されています。
逆に言うと、従来のビジネスモデルが大きく変化し、この変化に対応できないビジネスマンは今後成果を残しづらい状況に移り変わっています。
今では会社全体でテレワークを行っていたり、全ての会議をオンライン化したりと、非対面での活動が以前よりも活発になっています。

中でも重要とされているのが、ビジネスメールの書き方で、顔を合わせられない環境だからこそ、メールの書き方一つで他と差が出ることも少なくありません。
特に初めてメールをする際などは、マナーに気をつけないと、相手に悪い印象を与えてしまい、ビジネスチャンスの損失につながることも避けられません。
そのため、コロナ禍の中でも結果にこだわるビジネスマンは、このモデルの変化に対応し、非対面で結果を残せるようになる必要があります。

そこで今回は、一歩上を目指すビジネスマンに向け、相手別のビジネスメールの書き方や、それらの文例などをより詳しく解説していきます。
初めてビジネスメールについて学ぼうとしているビジネスマンにも、非常に役立つコンテンツのため、ぜひ参考にしてください。

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ビジネスメールの書き方の基本的なマナー

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まずは、ビジネスメールを書く際の基本的なマナーやルールについてまとめました。
場面や相手によっては、メールの書き方が変わりますが、まずはどの状況でも共通となる基本のルールを中心に解説していきますので、最初に把握するようにしてください。

宛名の書き方

まずは宛名の書き方から解説をしていきます。
宛名を書く際は、宛名に以下の3点を合わせて書き出しを作成しましょう。

  1. 宛名
  2. 挨拶
  3. 名乗り
順番としては宛名→挨拶→名乗りの順番、もしくは宛名→名乗り→挨拶の順番が基本的なビジネスマナーです。
具体的な書き方としては、以下を参考にしてください。
  • 宛名→挨拶→名乗りの場合
株式会社〇〇 ○○部○○課
○○(役職) ○○様(相手の名前)

いつも大変お世話になっております。
株式会社□□○○部の△△(自分の名前)です。
  • 宛名→名乗り→挨拶の場合
株式会社〇〇 ○○部○○課
○○(役職) ○○様(相手の名前)

株式会社□□○○部の△△(自分の名前)です。
いつも大変お世話になっております。

上記のように書くのが一般的であり、上記2パターンの順番における差は特にありません。
そのため自分が一番書きやすいと感じる書き方で、メールの書き始めを作成すると良いでしょう。

名乗りの書き方

前述でも少し触れましたが、メールを書く際宛名の後には、自分の名乗りを書く必要があります。
名乗りの書き方としては特にパターンがなく、以下の型が一般的なのでそちらを使用するようにしてください。

株式会社□□○○部の△△(自分の名前)

また、人事異動や役職の変化がない限り、この書き出しが変わることはそうそうないため、メール設定にあらかじめ加えておき、常にメール作成時にこのフォーマットがメール上部に来るようにしておくことをおすすめします。

挨拶の書き方

挨拶に関しても、前述で「いつもお世話になっております。」と記載しました。
これはどの相手でも共通で使える挨拶のため、基本的にメールの最初には入れるようにしましょう。

この他に代用できる定番の挨拶として、いくつかの文例を以下にまとめましたので、参考にしてください。

  • 平素は格別のご愛顧を賜り、深く感謝を申し上げます
  • いつもご心配を頂き、誠にありがとうございます
  • 日ごろお世話になり、厚くお礼申し上げます
  • 先日はお世話になり、心よりお礼申し上げます

ビジネスメールの挨拶の基本的な書き方

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それでは次に、ビジネスメールの基本的な書き方について解説をしていきます。
初めての相手やなじみの相手など、状況によって内容は変わってきますが、ここでは基本的な共通のマナーを文例を交えて解説していきます。

一般的には「いつもお世話になっております」で始める

まず鉄則として、初めての相手であれなじみの相手であれ、「いつもお世話になっております」から始めるようにしましょう。
極論を言ってしまうと、お世話になってようと、お世話になっていなかろうと、ビジネスメールの始まりは、いつもお世話になっておりますが一般的です。
 

この他に状況や季節に沿った挨拶なども織り交ぜると、より好印象になるので、季節ごとの文例は度は、後程まとめて紹介します。

挨拶の言葉はコミュニケーションを取るのが目的

ではなぜメールの最初には必ず挨拶が入るのでしょうか。
結論から言うと、コミュニケーションを取るためにまずは挨拶から書き始める必要があります。

ビジネスの場面でメールは、短く簡潔にまとめる方が良いとされています。
しかし一方で、冒頭から用件だけを書きメールを送り付けてしまうと、印象も良くなくスムーズなコミュニケーションをとることができません。

そのため、まずはどのような相手でも挨拶を入れ、ワンクッション置くことで、スムーズに本題へと入りコミュニケーションをとることができます。

締めくくりには結びの挨拶が必要

前述でも触れましたが、ビジネスメールでは始めの挨拶に加え、締めくくりの結びの挨拶も必要になります。
用件を伝えた後は、今後の関係を良好に保つため、以下の文例のような結びの挨拶が使われています。

  • 今後ともご愛顧を賜りますことをお願い申し上げます。
  • ますますのお引き立てを、どうぞよろしくお願いいたします。
  • 未必ながら、貴社のいっそうのご発展を心よりお祈り申し上げます。
  • いっそうのご躍進のほど祈念いたします。
  • 今後も引き続きよろしくお願いいたします。
  • 何卒よろしくお願い申し上げます。

ビジネスメールの挨拶の文例・例文【シーン別】

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ここまでは、ビジネスメールの共通のマナーを文例などを元に解説してきました。
そして次に解説するのが、シーン別に使い分けてほしいビジネスメールの挨拶です。

ビジネスマンとして共通のマナーの把握は必須ですが、さらにレベルを上げたいのであれば、シーンに沿ったマナーを使い分けることが求められます。

基本的な挨拶の例文

まずはおさらいとして、基本的な挨拶の文例を解説していきます。
以下の基本的な文例は、初めての相手や付き合いの長いクライアントなど問わず、共通して使用される挨拶です。

  • お世話になっております
  • いつもお世話になります。
  • いつも大変お世話になっております。
  • いつもありがとございます。
  • いつもご利用ありがとうございます。
  • 日頃より弊社サービスをご利用いただきありがとうございます。
  • 毎度ありがとうございます。
ビジネスメールの基本としては、上記のような挨拶が使用されています。
忙しいビジネスマンであれば、1日に何十通と多くのメールに目を通しています。
そのため、挨拶では日ごろの感謝を短く伝えるようにすると良いでしょう。

異動の挨拶の例文

では次に異動が決まった際の挨拶の文例を解説していきます。
基本的には、以下の4つのポイントを含ませる必要があります。

  1. 異動の件を伝える
  2. これまでのお付き合いへの感謝を伝える
  3. 異動後も関係を良好にしたい意志を伝える
  4. 相手の今後の活躍を願う意思を伝える
以下が上記の4点を含めた文例です。

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇(役職)〇〇様(相手の名前)

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△、△△部△△課の△△(自分の名前)でございます。

さて、私こと、去る□月□日の人事異動により△△部へ移動する運びとなりましたので、ご連絡させていただきました。
着任以来、現在に至るまで〇〇様には大変お世話になりました。誠にありがとうございます。
(具体的にお世話になった内容を記載)

私は△△部へ異動となりますが、今後とも〇〇様へは様々な面でご支援を出来ればと思っておりますので、引き続きよろしくお願いいたします。
また合わせまして、○○様の今後のご活躍を、心よりお祈りいたします。
取り急ぎメールにてご挨拶申し上げます。

また今後は弊社□□が引継ぎ、貴社のご支援をさせていただきたく、後日□□と一緒にご挨拶に伺わせていただければと思います。

何卒よろしくお願い申し上げます。

返信メールの挨拶

ここまでは、自分から初めてメールを送ることを想定した文例を解説してきましたが、ここでは返信をもらった場合のメールに対する挨拶を解説していきます。
特に初めてメールをした相手から返信をもらえた際などは、新たな取引を始められるチャンスであったり、自身にとって良いシチュエーションが多いです。
そのため、一流のビジネスマンを目指すうえで、返信をもらったメールに対しての挨拶はしっかりと把握するようにしてください。

  • この度はお問い合わせいただき、心より感謝を申し上げます。
  • ご連絡頂きありがとうございます。
  • お忙しい中、ご確認いただきありがとうございます。
  • 早速のお返事、嬉しい限りでございます。
このように、返信をもらったメールに対しては、忙しい中確認してくれたことへの感謝を伝えることが必要です。
そしてその後本題に入り、今後のビジネスについての話題などに移ることで、よりスムーズなやり取りを行うことができます。

繁栄・成功を喜ぶ挨拶の言葉

長く付き合いのあるクライアントが繁栄、成功した際にはそれに合わせて、挨拶の言葉を選ぶ必要があります。
具体的な挨拶の書き方は以下の文例を確認してください。

  • 貴社の成功のお知らせを頂き、大変うれしく存じます
  • 貴社のご清栄のこと、お喜び申し上げます
  • 貴社におかれましては、ご繁栄のこととお慶び申し上げます
このように、相手企業の繁栄、成功に関しては、素直にそのことを喜ぶ一文を添えるようにしましょう。

ビジネスメールの挨拶の文例・例文【関係者別】

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ビジネスシーンでメールを使いコミュニケーションを取る際は、自分と様々な関わり方をしている人とメールをすることになります。
そのため、相手によって正しいメールの書き方を知っておくことは、ビジネスシーンでの活躍において欠かすことはできません。

初めての相手への挨拶

特に重要とされているのが、初めての相手とのメールです。
初めてメールをする際、最初のメールが今後のビジネスチャンスに直接関わってくるケースも非常に多いです。
特に営業職を行っている場合、最初のイメージが非常に重要のため、初めての相手とのメールには、特に気を配る必要があります。
そこで、以下に初めての相手へ送るメールの挨拶をまとめましたので、これから新規顧客などに初めてメールを送る予定のある人は、ぜひ参考にしてください。

  • お忙しい中急なご連絡失礼いたします。
  • 初めてメールを申し上げます。
  • 初めまして。
  • 〇〇様よりご紹介いただき、ご連絡させていただきます。
  • 突然のメール失礼いたします。
このように、初めてメールをするときはまず、一方的にメールすることに対して、失礼いたしますと伝えることを忘れないようにしましょう。

久しぶりの相手への挨拶

初めてではなく、以前に取引があり、久しぶりに連絡する場合は、また別のマナーが必要になってきます。

  • 〇〇様におかれましては、その後お変わりございませんか。
  • ご一同様はその後いかがお過ごしでしょうか。
  • 長らくご無沙汰いたしまして申し訳ございません。
  • 久しくご無沙汰いたしまして恐縮に存じます。
  • 貴社のご活躍は常々お伺いしております。
このように、久しぶりに付き合いのある企業へ連絡する際は、最後の連絡以降どのような状況か伺うような一文を添えると良いでしょう。
また状況によっては、上記のあいさつ文に加え、自分の近況や市場変化の情報なども添えることで、久しぶりに連絡を取る相手ともより一層、スムーズに連絡を取ることができます。

ビジネスメールの挨拶の文例・例文【季節の挨拶】

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では最後に、季節に合わせたメールの挨拶について解説をしていきます。
以外に見落とされがちな季節ごとの挨拶ですが、この挨拶ができるビジネスマンは、クライアントからもできる人材と一目置かれる傾向にあります。

そのため、時期の変化に柔軟に対応した挨拶の仕方を、ぜひこの章で身につけてください。

新年の挨拶の例文

まずは年が移り変わった、新年の挨拶についての改札です。
どこの国でも、年の移り変わりはめでたい時期のため、しっかりと新年の情況に合った挨拶のメールを送る用心がけてください。
以下が新年の挨拶メールの一例です。

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇(役職)〇〇様(相手の名前)

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△、△△部△△課の△△(自分の名前)でございます。

新年あけましておめでとうございます。
昨年〇〇様(相手の名前)には大変お世話になり、深く感謝を申し上げます。
(具体的な昨年度の取引内容を記載)

本年も貴社のご発展に寄与できますよう、最大限ご尽力させていただきたい所存です。
本年も引き続き、どうぞよろしくお願いたします。

年末の挨拶の例文

新年の挨拶同じくらい大切なのが、年末の挨拶メールです。
取引先へは、一年間お世話になったお礼と、さらに来年からもお世話になる趣旨を伝えるメールを送るようにしましょう。

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇(役職)〇〇様(相手の名前)

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△、△△部△△課の△△(自分の名前)でございます。

年の瀬も迫り、○○様(相手の名前)においては、お忙しい日々をお過ごしかと思います。
〇〇様(相手の名前)には、本年一年間、大変お世話になりまして、誠にありがとうございました。
(具体的な今年度の内容を記載)

来年以降も貴社の変わらぬご発展を心よりお祈り申し上げることに加え、私も貴社への支援に精一杯ご尽力させていただければと思います。
改めて、本年一年間大変お世話になりました。
来年以降も引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

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ここからは春夏秋冬別に、挨拶メールの解説をしていきます。
日本は四季のある国のため、季節ごとのメールの例文が多数存在します。
そのため、季節により、気の利いた一文を添えることで、相手へ与える印象も変わるため、季節ごとの挨拶も合わせて把握しておくようにしましょう。

春の挨拶の例文

3月~4月は、以下のような春の挨拶文の例は、以下の通りです。

  • 拝啓 春爛漫のみぎり、貴社のますますの繁栄のこととお喜び申し上げます。
  • 拝啓 仲春の候、貴社におかれましては前年度同様、ご発展のことと存じます。
  • 冬の寒さも過ぎ去り、桜の開花が待たれる頃となりましたが
  • 花だよりが聞かれ、温かい日差しが増える季節となりましたが
  • 風薫る爽やかな日が続き、若葉がまぶしい季節となりましたが

夏の挨拶の例文

6月~8月は、以下のような夏の挨拶文の例は、以下の通りです。

  • 拝啓 残暑が続く中、貴社におかれましてはますます繁栄のこととお喜び申し上げます。
  • 拝啓 新凉の候、貴社におかれましては、いよいよご隆盛の由、大慶の至りと存じます。
  • 梅雨も過ぎ、過ごしやすい日々が始まるこの頃ですが
  • 紫陽花の花が咲き誇る季節となりましたが
  • 梅雨明けが待ち遠しい頃となりましたが
  • 残暑のみぎる中、貴社におきましてはますますの発展とお伺いしておりますが

秋の挨拶の例文

9月~11月は、以下のような1秋の挨拶文の例は、以下の通りです。

  • 拝啓 紅葉の候、貴社におかれましてはますます繁栄のこととお喜び申し上げます。
  • 拝啓 仲秋のみぎり、貴社におかれましてはますます繁栄のこととお喜び申し上げます。
  • 虫の声が賑やかになるこの頃
  • 紅葉がきれいになり、夏の暑さも過ぎ去りましたが
  • 紅葉も散り、肌寒い日が続きますが
  • 朝夕が涼しくなり、肌寒いと感じる日も増えてきましたが

冬の挨拶の例文

12月~2月は、以下のような冬の挨拶文の例は、以下の通りです。

  • 拝啓 新春のみぎり、貴社におかれましてはますます繁栄のこととお喜び申し上げます。
  • 拝啓 寒冷の候、貴社におかれましてはますます繁栄のこととお喜び申し上げます。
  • 朝師走を向かえ、貴社におかれましてはますますご多忙のことと存じます
  • 暖かい日が待ち遠しく、厳しい寒さが続く毎日ですが
  • 新春のお喜びを申し上げます
  • 体に厳しい寒さが続き毎日ですが、お変わりはないでしょうか

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ビジネスメールは相手や季節で使い分けるのが大切

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前述通り、コロナウィルスの影響で、現在は非対面でのコミュニケーションの重要性が高まり続けています。
以前よりもテレワークが強く推奨されたり、各オンライン会議のサービスがリリースされたりと、常に目まぐるしいスピードで各社の情況が変わり続けています。
しかしその中でも、従来通りメールの重要性は相変わらず高く、多くのビジネスマンが毎日大量のメールに目を通しています。
その大量のメールの中で、自分のメールを読んでもらうためには、相手の目を引く工夫に加え、適切なマナーも身につけておく必要があります。

そして、従来のビジネスモデルが多きく変化している現代で、結果を残したいのであれば、この変化に対応し非対面でのコミュニケーションスキルやマナーを徹底して身につける必要があります。

特にマナーに厳しい現代の日本の社会では、送る相手や季節により様々なマナーが存在するため、その全てを把握することは非常に難しいのが現実です。
一方で、メールを受け取る側は、そいう言った細かな気遣いができる人に対しては、好印象を抱き、今後も仕事を共にしたいと思うものです。
そのため、周りに差をつけ、一歩上を目指したいビジネスマンは、この記事を参考にし、ビジネスメールにおけるマナーを網羅し、適切に使い分けられるようにしてみてはいかがでしょうか。

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Noah

札幌の広告代理店で営業兼ライターとして活動しているNoahです。 HR領域全般のライティングをメインに活動しています。 「IT企業」「ベンチャー企業」「コンサルティング」がメインクライアントのため、 この3つを中心によりリアルな業界の情報をお届けします!!

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