内定辞退のメールの書き方のポイントは?失礼にならない断り方を覚えておこう!

内定辞退のメールの書き方のポイントは?失礼にならない断り方を覚えておこう!

複数の企業と同時に面接をしている人は、最終的には内定辞退をしなければなりませんが、電話やメールでのやり取りには多くのマナーが存在します。そのためスマートに内定辞退をするための対応方法や、メールの書き方などのマナーを徹底解説していきます。

記事の目次

  1. 1.内定辞退・断り方のマナー
  2. 2.内定辞退をメールで伝えるメリット
  3. 3.内定辞退のメールの書き方
  4. 4.内定辞退のメールを送った後の対処法
  5. 5.内定辞退のメールに返信がない場合の対処法
  6. 6.転職したい人必見!おすすめの転職サイト
  7. 7.内定辞退は失礼にならないようにマナーを守ろう

内定辞退・断り方のマナー

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新卒、中途問わずに現代の日本では、就職先を探す際に複数の会社を同時に受ける人が殆どだと思います。
その中で実力のある人やタイミングが良ければ、一度に多くの会社から内定を頂く人も多くいるでしょう。
そこで複数の企業から一つの会社に決めるためには、他に内定を頂いた企業へは内定辞退の連絡を入れなければなりません。

そこで本記事では、内定辞退をする際の失礼のない断り方や電話、メールの例文や書き方などを徹底的に解説していきます。

原則は電話で断る

まず最初に原則として覚えていただきたいのですが、最も失礼に当たらない断り方は、電話で直接断りの連絡を入れることです。
現代では若者の電話嫌いが社会問題になるくらい、電話に対して苦手意識を持っている人も多いですが、企業へ内定辞退の連絡をするときは、いくつかの注意点を意識し電話で行うことが最も好ましいです。

また理由としても、電話の方がすぐに連絡がつく点や、選考を行ってくれた企業への敬意を表することなどがあげられます。
メールの場合は、例文などを参考に、いくら書き方に注意を払っても、感情が伝わりづらく失礼に値することも少なくありません。
さらには、人事のメール確認が遅く、スムーズに連絡が取れない場合もあります。

そのため、原則として内定辞退の連絡を入れる際は、電話で行うように心がけましょう。

なるべく早めに断る

電話で失礼の断り方を意識する上で、早いタイミングで断ることも重要です。
一度選考を行い、内定を出した以上企業側もあなたのことを採用人数の一人としてカウントしているはずです。
また企業によっては中長期的に、人材育成の計画などを行っているため、内定辞退をギリギリのタイミングで申し出ると、企業側への迷惑も避けられません。
このように、早いタイミングで伝えられるメリットもある点を考慮して、一般的に内定辞退はメールでの連絡よりも、電話での連絡の方が好まれます。

そのため複数の企業を候補にし、就職活動を行っている人は、第一志望から内定をもらえた段階で、随時早めに辞退することを電話で伝えるようにしましょう。

辞退の理由をしっかりと伝える

電話での断り方として、相手に失礼のないように理由を伝える必要もあります。
せっかくあなたとの選考のために時間や場所をセッティングしてくれたのですから、たとえ辞退するとしても、しっかりと理由を伝えないと失礼に当たります。
また企業側も、あなたとの電話で理由を聞くことにより、今後の採用活動における改善点など発見できることもあるため、より電話の方が望ましいと言えます。

ただ全ての事情や、あまりにも個人的な話まではする必要はありません。
しかし内定辞退を希望する場合、しっかりと失礼のないように理由をまとめ、話せる範囲でしっかりと伝えることが良いでしょう。

内定辞退をメールで伝えるメリット

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前述では、内定の断り方として、電話で連絡するのが原則と解説しました。
一方で、メールで送らなければならない場合や、メール電連絡するメリットが存在するのも事実です。

そのためこの章では、失礼に当たらないメールでの断り方について、解説をしていきます。

早めに送ることができる

まず最初にメールで断るメリットですが、早いタイミングで断ることができる点があげられます。
電話の場合相手の都合や、長引くことを予想し、しかりと日時を定め連絡する必要があります。

一方でメールは送ってしまえば、ひとまずはそれで終わりのため、内定辞退を決めたタイミングですぐに送ることができます。
そのため、多くの企業を同時に受けていて、なかなか人事との連絡の都合がつかず、すれ違いが多い場合など、メールで送ることですぐに内定辞退の意向を伝えられるメリットもあるので、参考にしてください。

タイミングを気にせずに送れる

前述と少し重なりますが、メールの場合お互いの都合に関わらず、すぐに内定辞退を伝えることができます。
メールの場合電話と違い、早朝や深夜などに送っても、相手に迷惑をかける心配がなく、自分のタイミングで内定辞退の意向を伝えられることもメリットの一つと言えます。

ただ、電話よりも手軽にできる連絡ツールだからこそ注意が必要で、メールを見た企業側に失礼が内容な書き方を、例文などを参考にしてメールを作成することをおすすめします。

内定辞退のメールの書き方

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ここでは実際に、電話よりも気を付けるポイントが多いメールでの断り方を解説していきます。
感情が伝わりにくいメールだからこそ、失礼がない書き方を意識し、断る必要があります。
そのため、現在内定辞退を検討している人は、この章に出てくる断り方や例文などを参考にしてください。

件名のマナー

まずは件名の書き方について解説をしていきます。
件名の書き方に関して、最も重要なポイントは簡潔に件名を書くことです。
例文としては「内定辞退のご連絡(自分の名前)」など、人事が見た瞬間にすぐに内容を把握できるものが好ましいです。

理由や事情、お礼の気持ちなどなど、様々伝えたいことはあると思いますが、それらの内容は本文に書くため、ここの件名の部分に関しては、簡潔にまとめると良いでしょう。

メールのテンプレート・必要事項

内定辞退の必須事項

  • 断ることへの謝罪
  • 選考活動を行ってくれたことへの感謝
  • 電話ではなくメールで伝えたことへの謝罪
  • 自体の理由
  • 自身の名前・住所・連絡先

では実際に肝となる、メールの例文や必要事項について解説をしていきます。
就活中多くの企業へエントリーし、時間がない中メールを組むのが負担に感じる人は、ここで紹介する例文を参考に、辞退のメールを作成して見てはいかがでしょうか。
まずは、以下に例文を記載します。

件名:内定辞退のご連絡(自分の名前)

本文:
株式会社□□
人事部 採用担当 □□様

お世話になっております。この度貴社から内定の通知を頂きました(自分の名前)です。
先ほどお電話させていただいたのですが、ご不在とのことでしたので、メールでのご連絡させていただきました。

この度の選考の実施と内定のご連絡に関して、誠に感謝しております。ありがとうございます。
このような喜ばしいご連絡をいただき、誠に申し訳ありませんが、
貴社の内定を辞退させていただきたく、メールにてごご連絡をさせていただきました。
貴社より内定を頂いた後、慎重に検討させていただきましたが、
本日検討の結果をお伝えする決心をいたしました。

「理由を記載(のちの章で詳細は解説します)」

選考のための日程調整や面接、筆記テストの実施などしていただいたりと、
貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、このようなご連絡をしてしまい申し訳ございません。

本来であれば直接お伺いしお伝えするべきですが、
今回メールでのご連絡となりましたことを、
ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

選考を担当いただきました□□様をはじめ、今回私の採用に関わってくださった皆様には、
心から感謝しております。

未筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

・自分の名前
・連絡先(電話番号/メールアドレス)
・電話番号

内定辞退の理由の例文

メールで内定辞退を連絡する際は、前述の例文に加え、明確な辞退理由を記載しなければなりません。
基本的に選考を受けていた会社を断る理由のほとんどは、他社への入社を決めたこととなるでしょう。
しかしこの理由も正しい断り方でお伝えしないと、相手の企業に悪いイメージを与えかねません。
そのため、内定辞退の理由の例文を以下にいくつかまとめましたので、参考にしてください。

  1. 現在就職活動を通し、自分のやりたいことや将来の夢などを考えさせていただいた結果、別の会社とのご縁を感じました。誠に申し上げにくいのですが、貴社の内定を辞退させていただくことを決めました。
  2. 現在就職活動を通し、自分の適性や自分に何ができるかなどを、再度考えさせていただきました。その結果別の会社へ進むことを決めさせていただき、貴社への内定を辞退させていただく決断をいたしました。
  3. 同業他社からも内定を頂いており、最後まで非常に悩みましたが、今回はもう一方の会社の方が私の適正に近いと感じ、このような決断をさせていただきました。

文末のマナー

正しい断り方でのメール作成の最後に、気をつけなければいけないのが文末のマナーです。
失礼のない書き方を意識していても、最後に気を抜いてしまうと、相手に不快な思いをさせてしまいますので、最後まで注意が必要です。

メールの文末では、会社の発展をお祈りするのがマナーとされています。
そのため、謝罪やお礼、内定辞退の理由などをしっかりと伝えた最後は、「末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」と加え締めくくるようにしましょう。

内定辞退のメールを送った後の対処法

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メールの例文や書き方をマスターした後は、実際に企業から返信が来た時の対応方法について解説をしていきます。
メールを送ったら送りっぱなしではなく、最後まで企業の返信を気にし、確認するようにしましょう。

企業からの返信メールを待つ

正しい書き方でメールを送った後、まずは企業からの返信メールを待ちましょう。
メールを送ったことで、あなたは内定辞退の意向を伝えたかもしれませんが、企業側にしっかりと伝わっている保証はまだありません。

そのため、しっかりと企業が確認をし返信をくれるまで待つ必要があります。
そして企業が返信をくれて初めて、内定辞退の一連の流れが終わるので、返信の確認まで気にするようにしてください。

返信メールに返信するのは不要

次に企業からのメールが帰ってきた後ですが、企業側が承諾をしてくれていれば、基本的に返信の必要はありません。
ここでやり取りを続けてしまうと、かえって人事への負担になることもあるため、返信を確認した段階で、やり取りを終わらせて良いでしょう。

内定辞退の理由を聞かれた場合の対処法

前述で返信は不要と言いましたが、内定辞退の理由を聞かれた場合は、別の対応が必要になります。
もしも内定辞退の理由を聞かれた場合、しっかりと答えるのがベターと言えます。
その際は、嘘をついたり変に取り繕ったりせず、正直に伝えるのが最も良いです。

他の企業へ就職することを決めたと伝えるのは、心苦しいとは思いますが、しっかりと本心を伝えることで、人事側も今後の採用活動における課題を洗い出すこともできます。
また本当の理由を伝え、それが合理的であれば人事も納得し、お互いわだかまりなく連絡を終わらせることができます。

かえって中途半端に濁した理由の場合、内定通知を出した企業から引き留められたりなどするため、素直に自分の気持ちを言うことをおすすめしますが、メールの書き方には気を付け、失礼のないように対応することが求められます。

電話がかかってきた時の対処法

まれに人事から電話がかかってくる場合がありますが、前述通り内定辞退の理由を把握するために電話が来るケースがほとんどです。

基本的には前述通り自分の気持ちや、内定辞退の理由を出来るだけ素直に伝えるよう心がけてください。
はっきりと断るのはなかなか勇気のいることですが、企業によっては辞退の引き留めの理由を探している場合があるので、きっぱりと断るようにしましょう。

内定辞退のメールに返信がない場合の対処法

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最後に、企業から返信がない場合の対処方法について解説していきます。
メールを送った後も、企業が把握するまで対応するのがマナーのため、企業から返信がもらえていない人は、ぜひ参考にしてください。

電話をする

企業から返信がない場合、まずはメールを見てもらえているか、電話で確認する必要があります。
基本的に忙しい人事でも、数日の間に返信が来るはずです。
そのため数日たってもメールの返事がない場合、「先日お送りしたメールの件でご連絡いたしました。お忙しい中恐縮ですがご確認いただけてますでしょうか?」と電話を入れましょう。

人事がメールを見たと答えた場合、メールの通り自分の意向と、改めてお礼と謝罪を伝えるようにしてください。
もしも、人事がメールを見ていない場合、その場で時間があれば内定辞退の意向と、その旨メールを送ってることを伝えましょう。

確認メールを送る

原則として、リマインドは電話で行うべきですが、何度か電話をしても人事とすれ違うようであれば、再度メールを入れるようにしましょう。
場合によっては、あなたのメールに気付かず他のメールが貯まり、発見されていない可能性も考えられます。

そのため、再度ひと目で内定辞退と伝わる件名でメールを作成し人事宛に送る用にしてください。
また本文には電話を何度か入れたこと、先日もメールを送っていることを改めて記載することで、より相手に不快感や不信感を与えずに済みます。

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内定辞退は失礼にならないようにマナーを守ろう

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Noah
ライター

Noah

札幌の広告代理店で営業兼ライターとして活動しているNoahです。 HR領域全般のライティングをメインに活動しています。 「IT企業」「ベンチャー企業」「コンサルティング」がメインクライアントのため、 この3つを中心によりリアルな業界の情報をお届けします!!

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